Dienste in Office 365

Die wesentlichen Dienste sind

  • SharePoint
  • OneDrive und
  • Exchange.

Daneben gibt es Dienste, die – zumindest in Deutschland – (noch) nicht sehr intensiv genutzt werden wie Yammer und Kaizala.

SharePoint

SharePoint ist eine cloudbasierte Plattform, die man zum einen als gemeinsamen Speicher für alle Benutzer oder Gruppen von Benutzern einsetzen kann. Damit wird SharePoint zum Ersatz von File-Servern, die man bisher lokal („on premises“) oder auch früher schon in der Cloud verwendet hat.

Zum anderen ist SharePoint aber auch eine Plattform, auf der man verschiedene Websites einrichten kann, die nicht nur als Speicherort dienen, sondern auf denen auch unterschiedlichste Funktionen (sog. „Webparts“) bereitgestellt werden können. So kann man z. B. eine Projekt- oder Team-Website einrichten, auf der

  • Speicherplatz für Dateien,
  • ein gemeinsamer Kalender,
  • eine Aufgabenliste,
  • ein Wiki,
  • allgemeine Informationen,
  • Neuigkeiten und Nachrichten

und viele andere Funktionen bereitgestellt werden.

Wenn SharePoint als Datenspeicher, also als File-Server genutzt wird, stehen diverse Funktionen zur Verfügung, die über die reine Datei- und Zugriffsverwaltung hinausgehen. Z. B. enthält SharePoint eine Versionsverwaltung – man kann annähernd beliebig viele frühere Versionen eines Dokuments ansehen und bei Bedarf wiederherstellen. Die Zahl ist nur durch die Einstellung, die der Administrator vornimmt (meistens sind es zwischen 200 und 500 Versionen) und durch den Speicherplatz begrenzt. Man kann mit SharePoint auch eine Funktion aktivieren, mit der man z. B. per E-Mail darüber informiert wird, wenn jemand eine Änderung an einer Datei vornimmt, eine Datei in einem Verzeichnis neu speichert oder löscht.

Sehr nützlich ist die Möglichkeit, dass mehrere Benutzer gemeinsam an Dateien arbeiten können. Man kann also mit mehreren Anwendern parallel an einer Excel-Tabelle (natürlich nicht gleichzeitig in derselben Zelle), in einem Word-Dokument oder einer PowerPoint-Präsentation arbeiten, und alle Anwender sehen (fast) sofort die Änderungen, die ein Benutzer in dem Dokument vorgenommen hat. Wenn man will, kann man nebenbei auch chatten, um sich über Änderungen abzustimmen etc.

So praktisch diese Funktionen auch sind – damit ergibt sich natürlich eine Fülle von Möglichkeiten der Verhaltens- oder Leistungskontrolle, und es gibt viel Raum für die Mitbestimmung.

Man kann per Webbrowser auf SharePoint-Websites zugreifen, außerdem gibt es eine mobile App, mit der man vom Tablet oder Smartphone aus auf Websites zugreifen kann. Soll der Datenspeicher auf einem PC genutzt werden, können Ordner der Websites mit einem Synchronisationstool mit lokalen Ordnern so synchronisiert werden, dass man auch lokal stets den aktuellen Stand der Dateien zur Verfügung hat. Selbst wenn man offline ist, kann man dann mit Dateien von SharePoint arbeiten – sie werden später synchronisiert. Ein Problem entsteht natürlich, wenn inzwischen jemand anderes die Datei verändert hat. In diesem Fall muss man den Versionskonflikt ggf. manuell auflösen.

SharePoint kann auch „hybrid“ betrieben werden. Es gibt das Produkt „SharePoint“ auch als Dienst für lokal betriebene Server, und es ist möglich, einen on premises betriebenen Server mit dem Cloud-Server von SharePoint zu verknüpfen, so dass bestimmte Websites on premises und andere in der Cloud gespeichert werden – für den Anwender erscheint es als ein Server.

Wenn der Dienst in einer Desktop-Anwendung von O365 aktiviert ist, kann man Dateien auch direkt auf dem SharePoint-Server speichern oder von dort laden.

OneDrive

OneDrive ist ein – ebenfalls cloudbasierter – persönlicher Speicher für Dateien (tatsächlich ist OneDrive eine Anwendung von SharePoint). Jeder Benutzer kann – je nach Lizenz- bzw. Abo-Modell – über mehrere TB Speicherplatz verfügen und dort Ordner einrichten, Dateien speichern etc., wie man es von einem bisher genutzten File-Server kennt.

Auch hier gibt es die Möglichkeit der Versionsverwaltung und die Möglichkeit, sich benachrichtigen zu lassen, wenn jemand etwas an einer Datei geändert hat. Diese Möglichkeit ist auch bei einem „persönlichen“ Speicher sinnvoll, denn man kann Dateien und Ordner freigeben, damit andere Benutzer darauf – lesend oder ändernd – zugreifen können.

Auch hier gilt: Man kann per Webbrowser oder mobiler App auf den Speicher zugreifen, und auch hier wird mit dem Synchronisationstool dafür gesorgt, dass alle oder ausgewählte Ordner auch lokal verfügbar sind. Auch dieser Dienst kann in Desktop-Anwendung von O365 aktiviert sein, so dass man direkt aus Word, Excel etc. Dateien öffnen und speichern kann.

Exchange

Der Exchange-Server ist der Server, die die E-Mail-Funktionen und verwandte Dienste (Termine, Aufgaben, Kontakte sowie – seltener genutzt – Notizen) bereitstellt. Für jeden Benutzer wird ein Postfach mit einer Mailadresse eingerichtet, und mit Outlook (als Desktop-Anwendung, als mobile App oder als Web-Anwendung im Browser) kann man auf das Postfach, die Termine, Aufgaben und Kontakte zugreifen. Darüber hinaus können auch Postfächer für Teams bzw. bestimmte Funktionen eingerichtet werden, auf die mehrere Benutzer gemeinsam zugreifen können. Außerdem kann es Postfächer für Ressourcen geben, z. B. für die Buchung von Besprechungsräumen im Terminplan des Postfachs.

Das ist nichts Neues, den Exchange-Server gibt es seit Jahrzenten als Sever, der on premises betrieben werden kann. Bei O365 wird der Server aber ebenfalls als cloudbasierter Dienst bereitgestellt.

Auch die Funktion des cloudbasierten Exchange-Servers kann mit einem lokalen Server „hybrid“ kombiniert werden.

Skype, Teams, Kaizala, Yammer und andere

Neben den drei „Haupt-Diensten“ SharePoint, OneDrive und Exchange werden weitere Dienste angeboten, die teilweise auf Funktionen der anderen Dienste zugreifen.

Skype for Business z. B. (Nachfolger von Lync) bedient sich einiger Funktionen von Exchange und ist (genauer: war) der Dienst, mit dem weitere Formen der Kommunikation ermöglicht wurden, nämlich Sprach- und Videotelefonie nebst Konferenzfunktionen (z. B. Veröffentlichung von Dateien oder dem Desktop während einer Skype-Konferenz) sowie Chat. „War“ deshalb, weil Skype for Business inzwischen abgekündigt ist und durch Teams ersetzt wird.

Teams ist der Nachfolger von Skype for Business, kann aber erheblich mehr. Neben der Kommunikation per Chat, Sprach- und Videotelefonie ist Teams die eigentliche UCC-Plattform von O365. Auf einer anderen Seite folgt mehr dazu.

Kaizala ist ein Chat-Tool, das auf einer eigenen Server-Infrastruktur basiert. Microsoft plant für die nächste Zeit die Integration dieses Dienstes in Teams, um eine bessere Verzahnung der Funktionen zu erreichen.

Yammer ist so etwas wie „Facebook in Office“. Es ist eine Plattform, auf der die Benutzer kommunizieren können, es gibt so etwas wie eine „Timeline“ und anderes mehr. Nach meiner Erfahrung wird Yammer aber zumindest in deutschen Unternehmen kaum genutzt. Für die Kommunikation steht auch Teams und natürlich Outlook zur Verfügung, und für die Zusammenarbeit sind SharePoint und Teams allemal besser geeignet.

Yammer verwendet eine eigene Server-Infrastruktur, die bis vor kurzem noch außerhalb Europas angesiedelt war. Inzwischen sollen die Server aber auch nach Europa umgesiedelt sein.

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