Microsoft 365 / Office 365
Microsoft 365 / Office 365 ist „eigentlich“ ein tolles Produkt. Darüber mitzubestimmen ist allerdings eine ziemlich große Herausforderung. Nicht nur, dass die Möglichkeiten der Verhaltens- oder Leistungskontrolle annähernd unbegrenzt sind. Es gibt auch eine ganze Reihe von ungeklärten Fragen zum Datenschutz. Zwar ist Datenschutz an sich kein Gegenstand der Mitbestimmung, aber als Betriebsrat bzw. Personalrat wird man ungern einer Einrichtung zustimmen, wenn sie aus Datenschutzgründen zumindest mit einer gewissen Skepsis betrachtet werden sollte. Ich bin der Auffassung, dass es kaum möglich ist, Microsoft 365 DSGVO-konform zu betreiben. Das ist bedauerlich, denn wie eingangs erwähnt – Microsoft 365 ist wirklich nützlich, lässt sich gut verwenden und bietet viele praktische Tools.
Was ist Microsoft 365 / Office 365?
Microsoft 365 (im Folgenden nenne ich es kurz „MS 365“) ist eine Sammlung von Diensten und Anwendungen, die gemeinsam dazu dienen, die Büroarbeit zu unterstützen. Im Vordergrund stehen neben den „klassischen“ Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint Funktionen, die die Kooperation und die Kommunikation unterstützen. Damit ist MS 365 mehr als das bisherige Office, es ist insgesamt eine UCC-Plattform („Unified Communication and Collaboration“ – „kombinierte Kommunikation und Zusammenarbeit“). Microsoft bietet ein weiteres Produkt namens „Office 365“ an. Dies umfasst gegenüber Microsoft 365 weniger Dienste und Apps, nicht dazu gehören z. B. Lizenzen für Windows 10/11 und einige Azure-Dienste. Weil es hier aber um „Microsoft 365“ geht, verwende ich durchgängig die Bezeichnung MS 365, zumal auch Office 365 ein Produkt aus dem „Ökosystem“ MS 365 ist.
Das Wesentliche an MS 365 sind die:
- Services (Dienste), die in der Microsoft-Cloud bereitgestellt („gehostet“) werden, und die von den Anwendern eines Betriebs, Unternehmens oder Konzerns gemeinsam genutzt werden können, vor allem SharePoint, OneDrive, Exchange, aber z. B. auch Viva Engage sind solche Cloud-Dienste
- Desktop-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, Teams, OneNote und Publisher – ggf. (wenn zusätzlich lizensiert) zusätzlich Visio und Project
- mobilen Apps von Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote sowie weitere Funktionen (z. B. Delve, SharePoint, OneDrive, Power BI, ToDo, Planner und andere) für Smartphones und Tablets
- Online-Anwendungen, die im Browser genutzt werden können, wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote und (fast) alle anderen Anwendungen
Man kann MS 365 also wie gewohnt als „Office“ am Desktop-PC oder Laptop nutzen und mit den vertrauten Programmen wie Word etc. arbeiten. Oder man kann die mobilen Apps von Word & Co. verwenden, z. B. mit dem Tablet. Es ist möglich, sich mit jedem beliebigen Browser an der Online-Umgebung von MS 365 anzumelden und dort die üblichen Programme zu verwenden – dann eben nicht als lokal installiertes Programm, sondern per Browser-Anwendung.
Unterschiedliche Nutzungsarten
Allerdings unterscheiden sich die verschiedenen Arten der Nutzung teilweise erheblich. Das, was das „klassische“ Word z. B. als Desktop-Programm kann, kann die mobile App noch lange nicht. Und auch in der Browser-Version kann man längst nicht alle gewohnten Funktionen von Word nutzen. In VBA programmierte Makros z. B. stehen nur in der Desktop-Anwendung zur Verfügung. Auch die lokal installierten Dokumentvorlagen kann man in der mobilen oder der Browser-Variante von Word nicht verwenden. Ähnliche Einschränkungen gibt es bei Excel, PowerPoint, Outlook und Visio. Access sowie der Publisher stehen nur als Desktop-Anwendungen und mobil oder online gar nicht zur Verfügung. Andererseits sind bestimmte Funktionen (z. B. „Loop“-Funktionen) nicht in der Desktop-Version von Word, Excel & Co. nutzbar.
Was ist der „Tenant“?
Alle Dienste und Funktionen sowie die Benutzerkonten eines Vertrags (also z. B. eines Betriebs, Unternehmens oder Konzerns) sind in einem sog. „Tenant“ zusammengefasst. Der Begriff „Tenant“ bedeutet einfach „Mieter“ oder „Pächter“. Gemeint ist also der Vertrag, der zwischen dem „Mieter“ und Microsoft abgeschlossen wurde. Innerhalb dieses Vertrags können beliebig viele Nutzer mit unterschiedlichen Abos eingerichtet werden.
Manche Einstellungen werden für den gesamten Tenant vorgenommen. Deshalb wird anhand der Frage, wo der Tenant angesiedelt ist (Betrieb, Unternehmen oder Konzern) in den meisten Fällen auch entschieden, ob der örtliche, der Gesamt- oder der Konzernbetriebsrat für Regelungen zu MS 365 zuständig ist. Hier finden Sie dazu mehr Informationen.
Was ist das Problem?
Anders als man es vom „klassischen“ Kauf-Office gewohnt ist, umgibt MS 365 die Benutzer mit einem Gespinst an zusätzlichen Informationen und Diensten zur Unterstützung. Vieles davon ist sehr nützlich, z. B. der Umstand, dass die zuletzt verwendeten Dokumente auf jedem Gerät, das man verwendet, synchronisiert werden (man sieht also z. B. die zuletzt auf dem Laptop bearbeiteten Dokumente auch, wenn man ein Office-Programm auf dem Desktop öffnet, Outlook schlägt beim Anhängen von Dateien die vor, die man zuletzt bearbeitet hat etc.). Einiges ist eher übergriffig (im „Feed“ im MS-365-Portal wird man z. B. darauf hingewiesen, welche Dokumente andere Benutzer zuletzt bearbeitet haben) und manches kann man auch getrost ignorieren (z. B. die Informationen in Viva Insight).
Ob man das mag oder auch nicht – man kann sich dem nur schwer und teilweise gar nicht entziehen. Einige dieser Funktionen lassen sich durch Konfigurationen steuern und ggf. auch unterbinden, aber dass das Benutzerverhalten von MS 365 sehr detailliert und umfassend beobachtet wird, ist ein zentrales Merkmal dieser Software. Ohne eine genaue und ständige Beobachtung des Nutzerverhaltens wäre MS 365 nicht imstande, die vielfältigen Funktionen, die vor allem zur Unterstützung der Benutzer gedacht sind (aber natürlich auch zu deren Kontrolle verwendet werden können) zu erbringen.
Auf den folgenden Seiten werde ich Schritt für Schritt die unterschiedlichen Dienste und Funktionen von MS 365 vorstellen und die Fragen der Mitbestimmung behandeln.
Erfahren Sie mehr!
Das passende Seminar zu diesem Thema:
