Microsoft 365: Weitere Tools und Apps

Microsoft 365 ist nicht nur Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Microsoft hat das Produkt um eine Fülle weiterer Anwendungen, Apps, Tools etc. ergänzt. Einige von ihnen sind aus Sicht der Mitbestimmung unkritisch, bei anderen sollte man genauer hinschauen.

Forms, Planner, Sway, Whiteboard, Stream und andere

Eine Reihe von „kleineren“ Tools dient einzelnen Zwecken, die durchaus nützlich sind:

Forms

Forms ist nicht nur ein Formularmanager, wie manche vermuten. Sondern es ist ein Werkzeug, mit dem man über Formulare hinaus Umfragen und Quizze (das ist tatsächlich die Mehrzahl von „Quiz“) durchführen kann. Man kann verschiedene Fragen in einer Umfrage zusammenstellen und Antworten als Optionen vorgeben, als Textfeld abfragen oder andere Formen von Antworten vorsehen. Die Umfrage kann personenbezogen oder anonymisiert ausgewertet werden. Dies lässt sich für eine Umfrage auch voreinstellen, so dass eine spätere personenbezogene Auswertung nicht mehr möglich ist.

Natürlich ist hier neben der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 auch das Mitbestimmungsrecht aus § 94 Abs. 1 BetrVG berührt. Zumindest wenn eine Umfrage oder ein Quiz personenbezogen ausgewertet werden soll.

Planner

Planner ist ein einfaches „Kanban“-artiges Board, mit dem Aufgaben in einer Arbeitsgruppe verteilt und deren Erledigung dokumentiert werden können. Aufgaben werden zu sog. „Buckets“ zusammengefügt, alle Aufgaben eines Projekts sind in einem sog. „Hub“ zusammengefasst. Man kann den Status der Aufgaben erkennen, sie bestimmten Teammitgliedern zuweisen, den Status als Diagramm darstellen lassen, verschiedene Auswertungen erstellen etc.

Natürlich ist „Planner“ nicht mit einem umfangreichen Ticketsystem wie Jira etc. vergleichbar. Das soll es auch nicht sein. Wenn es aber darum geht, dass ein Team den Überblick über Aufgaben behalten und sich intern organisieren will, ist der Planner recht ordentlich. Die Aufgaben werden allerdings z. B. nicht automatisch zu Outlook-Aufgaben (Stand: Januar 2024). Aber ToDo eignet sich dafür, einen Überblick über Aufgaben, die sowohl aus Outlook als auch aus Planner stammen, zu gewinnen. Außerdem gibt es ein Plug-In zu Outlook, das das unterstützt. Generell sollte man sich aber überlegen, welches Tool man für die Aufgabenverwaltung verwendet. Eine Funktion sollte möglichst immer mit einem Werkzeug abgebildet werden, sonst verliert man als Benutzer schnell den Überblick.

Für einen einzelnen Anwender, der den Überblick darüber behalten möchte, was er zu tun hat, ist der Planner eher weniger geeignet. Dafür eignet sich Outlook besser. Für Teams ist der Planner aber ein ganz ordentliches Tool, wenn man nicht mehr braucht.

Hier ist wieder das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG berührt.

Sway

Sway ist ein Werkzeug, mit dem einfache Präsentationen für das Internet erstellt werden können. Es reicht in seinem Leistungsumfang längst nicht an PowerPoint heran. Es ist aber ausreichend, wenn es nur darum geht, schnell Informationen zusammenzustellen, die – mehr oder minder hübsch – auf einer Website oder in der „Sway-App“ gezeigt werden sollen.

Mitbestimmungsrechtlich ist bei Sway eher weniger zu beachten.

Whiteboard

Whiteboard ist ein kleines Tool, das eine Zeichenfläche anbietet, auf der man freihändig zeichnen kann, um z. B. etwas in einer Präsentation oder während einer Teams-Videokonferenz zu zeigen. Auch hier besteht wohl kaum ein Bedarf der Mitbestimmung. Man muss allerdings wissen, dass Whiteboards entweder in SharePoint oder in OneDrive gespeichert werden können. Dann wäre das aber ein Thema für SharePoint/OneDrive.

Power BI

Mit Power BI können Daten aus verschiedenen Quellen (z. B. aus Excel oder aus SQL-Datenbanken) importiert, zusammengefügt und – vor allem graphisch – ausgewertet werden. Es ist also ein Reporting- und Präsentationswerkzeug.

Regelungsbedarf bei Erzeugung der Daten

Manche Betriebsräte sehen Power BI sehr kritisch. Ich bin mir nicht so sicher, ob diese Kritik berechtigt ist. Das Problem sind doch ggf. die Quelldaten – ob sie nun mit Power BI, mit Excel, mit Crystal Reports oder einem anderen Tool ausgewertet und präsentiert werden, ist ja letztlich egal. Die Regelung müsste also eher dort vorgenommen werden, wo die Daten ursprünglich entstehen. Dreh- und Angelpunkt einer jeden Regelung – sei es zum Datenschutz oder zur Arbeitnehmerüberwachung – sind ja stets die Zweckbestimmungen. Und die sollten nicht beim Reporting-Werkzeug geregelt werden werden, sondern bei dem System, das die Daten erzeugt.

Power BI gibt es in einer „Free“- und einer „Pro“-Version, die erwartungsgemäß mehr Funktionen anbietet. Die Pro-Version ist nur in bestimmten Lizenzen enthalten und muss deshalb bei Bedarf zusätzlich lizenziert werden.

Viva Engage (früher: Yammer)

Viva Engage ist eine weitere Kommunikationsplattform in O365. Es ist an Facebook angelehnt. Einen besonderen Nutzen zu erkennen, fällt evt. schwer. Für die Kommunikation und Kooperation sind Outlook und Teams allemal geeignet(er). In größeren Organisationen wird Viva Engage aber z. B. für einen „offeneren“, teilweise auch halb-privaten Austausch zwischen den Beschäftigten genutzt, während Teams der „ernsthaften Arbeit“ vorbehalten bleibt.

ToDo

Weil die mobile App und die Web-Version von Outlook keine Aufgaben anzeigen und bearbeiten konnten, wurde ToDo bereitgestellt. Es dient der Aufgabenverwaltung und ist als mobile App, als Web- und als Desktop-App verfügbar. Es kann noch einiges mehr als die Aufgabenverwaltung im Desktop-Outlook.

Nützlich ist, dass ToDo die Aufgaben aus Outlook und Planner zusammenführt.

Power Automate und Power Apps

Power Automate (früher: „Flow“) erfüllt eine besondere Funktion: Man kann damit Automatismen (Workflows) erzeugen, die durch das Eintreten bestimmter Ereignisse ausgelöst werden. Beispiele:

• Wenn in einem bestimmten Ordner in SharePoint eine neue Datei angelegt wird, kann diese Datei automatisch an einen anderen Ort kopiert werden.
• Wenn ein E-Mail mit Anhang in einem bestimmten Postfach ankommt, kann dieser Anhang automatisch in einen bestimmten Ordner in SharePoint oder OneDrive kopiert werden.
• Wenn eine Umfrage mit Forms beantwortet wurde, kann ein E-Mail oder eine Teams-Chatnachricht an einen bestimmten Empfänger verschickt werden.
• Wenn eine Aufgabe in Planner erledigt wurde, wird ein Eintrag in einer Excel-Tabelle vorgenommen
• und vieles mehr.

Abläufe automatisieren mit „Konnektoren“

Microsoft bietet „Konnektoren“ an, die den Dienst auch mit Fremdprodukten (z. B. Jira, Adobe-Produkte, ServiceNow, Salesforce und Hunderte andere) verbinden. So kann man Ereignisse, die in diesen Produkten auftreten, zu Aktivitäten in O365 führen lassen. Und umgekehrt kann man Ereignisse in O365 Aktivitäten in diesen Fremdprodukten auslösen lassen. Damit kann man Abläufe automatisieren (z. B. Genehmigungsprozesse, Antworten auf bestimmte Anfragen etc.).

Der Phantasie sind da kaum Grenzen gesetzt. Allerdings auch im Hinblick auf Möglichkeiten der Verhaltens- oder Leistungskontrolle.

Power Apps hilft Prozesse zu definieren

Power Apps dient vor allem dazu, dialoggesteuerte Prozesse so zu definieren, dass sie durch einen Klick auf einer Website oder als Widget auf einem mobilen Gerät ausgelöst werden. Z. B. kann man eine Abwesenheitsmeldung in einem Mail-Postfach einrichten: Wenn ein Benutzer auf seinem Smartphone das entsprechende Widget eingerichtet hat, werden durch einen Druck darauf die Abwesenheitsmeldungen seines Postfachs aktiviert. Man kann damit auch Formulare generieren, z. B. für Urlaubsanträge, Materialbestellungen etc.

Power Apps und Power Automate kombinieren

Power Apps kann mit Power Automate kombiniert werden. So kann mit einer App ein Prozess angestoßen werden, der dann in Power Automate bestimmte Abläufe auslöst.

Die mitbestimmungsrelevanten Themen sind hier eher bei Power Automate als bei Power Apps zu sehen. Allerdings wird jedes Auslösen einer App aus Power Apps protokolliert – ein gewisses Maß an Überwachung erfolgt also auch hier.

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