Office 365: Weitere Tools und Apps

Office 365 ist nicht nur Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Microsoft hat das Produkt um eine Fülle weiterer Anwendungen, Apps, Tools etc. ergänzt. Einige von ihnen sind aus Sicht der Mitbestimmung unkritisch, bei anderen sollte man genauer hinschauen.

Forms, Planner, Sway, Whiteboard, Stream und andere

Eine Reihe von „kleineren“ Tools dient einzelnen Zwecken, die durchaus nützlich sind:

Forms

Forms ist kein Formularmanager, wie manche vermuten. Sondern ein Werkzeug, mit dem man Umfragen und Quizze (das ist tatsächlich die Mehrzahl von „Quiz“) durchführen kann. Man kann verschiedene Fragen in einer Umfrage zusammenstellen und Antworten als Optionen vorgeben, als Textfeld abfragen oder andere Formen von Antworten vorsehen. Die Umfrage kann personenbezogen oder anonymisiert ausgewertet werden. Dies lässt sich für eine Umfrage auch voreinstellen, so dass eine spätere personenbezogene Auswertung nicht mehr möglich ist.

Natürlich ist hier neben der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 auch das Mitbestimmungsrecht aus § 94 Abs. 1 BetrVG berührt. Zumindest wenn eine Umfrage oder ein Quiz personenbezogen ausgewertet werden soll.

Planner

Planner ist ein einfaches „Kanban“-artiges Board, mit dem Aufgaben in einer Arbeitsgruppe verteilt und deren Erledigung dokumentiert werden können. Aufgaben werden zu sog. „Buckets“ zusammengefügt, alle Aufgaben eines Projekts sind in einem sog. „Hub“ zusammengefasst. Man kann den Status der Aufgaben erkennen, sie bestimmten Teammitgliedern zuweisen, den Status als Diagramm darstellen lassen, verschiedene Auswertungen erstellen etc.

Natürlich ist „Planner“ nicht mit einem professionellen Tool wie Jira etc. vergleichbar. Aber wenn es darum geht, dass ein Team den Überblick über Aufgaben die aus Outlook als auch Planner stammen, behalten will, ist der Planner recht ordentlich. Die Aufgaben werden allerdings z. B. nicht automatisch zu Outlook-Aufgaben (Stand: Januar 2020). Aber ToDo eignet sich dafür, einen Überblick über Aufgaben, die sowohl aus Outlook als auch aus Planner stammen, zu gewinnen. Außerdem gibt es ein Plug-In zu Outlook, das das unterstützt. Generell sollte man sich aber überlegen, welches Tool man für die Aufgabenverwaltung verwendet. Eine Funktion sollte möglichst immer mit einem Werkzeug abgebildet werden, sonst verliert man als Benutzer schnell den Überblick.

Wiederkehrende Aufgaben

Aufgabenserien, die sich in bestimmten Zyklen automatisch wiederholen, sind mit Planner ebenfalls nicht möglich. Hier kann man aber mit Power Automate wiederholte Flows anstoßen. Unsere wichtigste, von Power Automate einmal monatlich automatisch im Planner eingestellte Aufgabe ist z. B. die Aufgabe „Espressomaschine reinigen“.

Für einen einzelnen Anwender, der den Überblick darüber behalten möchte, was er zu tun hat, ist der Planner eher weniger geeignet. Dafür eignet sich Outlook besser. Für Teams ist der Planner aber ein ganz ordentliches Tool, wenn man nicht mehr braucht.

Hier ist wieder das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG berührt.

Sway

Sway ist ein Werkzeug, mit dem einfache Präsentationen für das Internet erstellt werden können. Es reicht in seinem Leistungsumfang längst nicht an PowerPoint heran. Es ist aber ausreichend, wenn es nur darum geht, schnell Informationen zusammenzustellen, die – mehr oder minder hübsch – auf einer Website oder in der „Sway-App“ gezeigt werden sollen.

Mitbestimmungsrechtlich ist bei Sway eher weniger zu beachten.

Whiteboard

Whiteboard ist ein kleines Tool, das eine Zeichenfläche anbietet, auf der man freihändig zeichnen kann, um z. B. etwas in einer Präsentation oder während einer Teams-Videokonferenz zu zeigen. Auch hier besteht wohl kaum ein Bedarf der Mitbestimmung.

Stream

Stream ist ein Portal, auf dem Videos veröffentlicht werden können – wenn man so will, „YouTube in O365“. Vor allem eignet es sich um z. B. Schulungsvideos bereitzustellen. Kunden von mir verwenden es auch, um eine aufgezeichnete Veranstaltung oder auch eine Besprechung für Personen, die daran nicht teilnehmen konnten, zugänglich zu machen.

Die Frage ist, wie sichergestellt wird, dass alle, die im Video auftauchen, damit auch wirklich einverstanden sind. Es geht also um Datenschutz und allgemein den Schutz der Persönlichkeitsrechte. Das sollte in der Betriebsvereinbarung über O365 berücksichtigt werden.

Kaizala

Ursprünglich stammt Kaizala aus dem asiatischen Raum, wurde aber Ende 2018 auch für Europa bereitgestellt. Im Grunde unterscheiden sich die Funktionen von Kaizala wenig von denen von WhatsApp. Der Unterschied ist aber: Kaizala läuft in der Umgebung von O365, bedient sich der Benutzeraccounts von O365 und dessen Sicherheitsmechanismen. Damit ist Kaizala so sicher (oder unsicher) wie O365, erfüllt aber jedenfalls höhere Sicherheits- und Datenschutz-Standards als Facebook mit WhatsApp.

Man kann mit Kaizala nicht nur chatten, sondern auch per Audio und Video direkt kommunizieren, Sprachnachrichten, Dateien, den Standort etc. verschicken, Aufgaben zuweisen und einiges mehr. Derzeit ist Kaizala aber noch nicht in die Office-Umgebung integriert, dass z. B. eine mit Kaizala verschickte Aufgabe bei Outlook/Exchange oder im Planner erscheint.

Noch nicht ganz DSGVO-konform

Kaizala scheint aber ein vielversprechendes Tool zu sein, und Microsoft arbeitet daran, es stetig zu verbessern. Ob es derzeit wirklich DSGVO-konform verwendet werden kann, ist noch nicht ganz sicher. Denn ein Teil der Server-Infrastruktur wird möglicherweise noch nicht vollständig in Europa betrieben. Aber es ist im Hinblick auf den Datenschutz allemal besser als Facebook-Produkte.

Für die nächste Zeit ist die Integration von Kaizala in die Teams-Dienste geplant. Damit soll erreicht werden, dass die Funktionen von Kaizala besser mit den anderen O365-Funktionen verzahnt werden. Wenn dies abgeschlossen ist, sollte auch die Frage nach den Serverstandorten gelöst sein.

Es gibt Kaizala auch als „Pro“-Version, mit der zusätzliche Funktionen und eine weitergehende Integration in die Azure-Benutzerverwaltung verfügbar sind.

Power BI

Mit Power BI können Daten aus verschiedenen Quellen (z. B. aus Excel oder aus SQL-Datenbanken) importiert, zusammengefügt und – vor allem graphisch – ausgewertet werden. Es ist also ein Reporting- und Präsentationswerkzeug.

Regelbedarf bei Erzeugung der Daten

Manche Betriebsräte sehen Power BI sehr kritisch. Ich bin mir nicht so sicher, ob diese Kritik berechtigt ist. Das Problem sind doch ggf. die Quelldaten – ob sie nun mit Power BI, mit Excel, mit Crystal Reports oder einem anderen Tool ausgewertet und präsentiert werden, ist ja letztlich egal. Die Regelung müsste also eher dort vorgenommen werden, wo die Daten ursprünglich entstehen. Dreh- und Angelpunkt einer jeden Regelung – sei es zum Datenschutz oder zur Arbeitnehmerüberwachung – sind ja stets die Zweckbestimmungen. Und die sollten nicht beim Reporting-Werkzeug geregelt werden werden, sondern bei dem System, das die Daten erzeugt.

Power BI gibt es in einer „Free“- und einer „Pro“-Version, die erwartungsgemäß mehr Funktionen anbietet. Die Pro-Version ist nur in bestimmten Lizenzen enthalten und muss deshalb bei Bedarf zusätzlich lizenziert werden.

Yammer

Yammer ist eine weitere Kommunikationsplattform in O365. Es ist an Facebook angelehnt. Einen besonderen Nutzen kann ich nicht erkennen. Für die Kommunikation und Kooperation sind Outlook und Teams allemal geeignet(er).

ToDo

Weil die mobile App und die Web-Version von Outlook keine Aufgaben anzeigen und bearbeiten konnten, wurde ToDo bereitgestellt. Es dient der Aufgabenverwaltung und ist als mobile App und als Web-Anwendung verfügbar. Es kann noch einiges mehr als die Aufgabenverwaltung im Desktop-Outlook. Die Integration ist aber noch nicht recht gelungen, so dass es gewisse „Reibungsverluste“ zwischen den Aufgaben in Outlook und in ToDo geben kann. Den Machern von „Wunderlist“, aus dem ToDo hervorgegangen ist, wird es nicht wehtun.

Nützlich ist allerdings, dass ToDo die Aufgaben aus Outlook und Planner zusammenführt. Neue Aufgaben anlegen kann man mit ToDo allerdings nur in Outlook.

Power Automate und PowerApps

Power Automate (früher: „Flow“) erfüllt eine besondere Funktion: Man kann damit Automatismen (Workflows) erzeugen, die durch das Eintreten bestimmter Ereignisse ausgelöst werden. Beispiele:

• Wenn z. B. in einem bestimmten Ordner in SharePoint eine neue Datei angelegt wird, kann diese Datei automatisch an einen anderen Ort kopiert werden.
• Wenn ein E-Mail mit Anhang in einem bestimmten Postfach ankommt, kann dieser Anhang automatisch in einen bestimmten Ordner kopiert werden.
• Wenn eine Umfrage mit Forms beantwortet wurde, kann ein E-Mail an einen bestimmten Empfänger verschickt werden.
• Wenn eine Aufgabe in Planner erledigt wurde, wird ein Eintrag in einer Excel-Tabelle vorgenommen und vieles mehr.

Abläufe automatisieren mit „Konnektoren“

Microsoft bietet „Konnektoren“ an, die den Dienst auch mit Fremdprodukten (z. B. Jira, Adobe-Produkte, ServiceNow, Salesforce und Hunderte andere) verbinden. So kann man Ereignisse, die in diesen Produkten auftreten, zu Aktivitäten in O365 führen lassen. Und umgekehrt kann man Ereignisse in O365 Aktivitäten in diesen Fremdprodukten auslösen lassen. Damit kann man Abläufe automatisieren (z. B. Genehmigungsprozesse, Antworten auf bestimmte Anfragen etc.).

Der Phantasie sind da kaum Grenzen gesetzt. Allerdings auch im Hinblick auf Möglichkeiten der Verhaltens- oder Leistungskontrolle.

PowerApps hilft Prozesse zu definieren

PowerApps ist dagegen vergleichsweise „harmlos“. Es dient vor allem dazu, bestimmte Prozesse so zu definieren, dass sie durch einen Klick auf einer Website oder als Widget auf einem mobilen Gerät ausgelöst werden. Z. B. kann man eine Abwesenheitsmeldung in einem Mail-Postfach einrichten: Wenn ein Benutzer auf seinem Smartphone das entsprechende Widget eingerichtet hat, werden durch einen Druck darauf die Abwesenheitsmeldungen seines Postfachs aktiviert. Man kann damit auch Formulare generieren, z. B. für Urlaubsanträge, Materialbestellungen etc.

PowerApps und Power Automate kombinieren

PowerApps kann natürlich mit Automate kombiniert werden. So kann mit einer App ein Prozess angestoßen werden, der dann in Power Automate bestimmte Abläufe auslöst.

Die mitbestimmungsrelevanten Themen sind hier eher bei Power Automate als bei PowerApps zu sehen. Allerdings kann jedes Auslösen einer App aus PowerApps protokolliert werden – ein gewisses Maß an Überwachung erfolgt also auch hier.

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