Programme und Apps von Microsoft 365
Für den Benutzer sind Dienste, die hauptsächlich im Hintergrund laufen, nicht so spannend. Er bekommt davon nicht viel mit. Interessanter sind die Programme, mit denen er unmittelbar arbeitet.
Wie schon erwähnt, gibt es Desktop-Anwendungen, die lokal installiert werden, mobile Apps (für Android-Smartphones und Tablets, für iOS-Geräte, aber teilweise auch für PCs unter Windows) sowie Web-Anwendungen. Nicht jedes Programm bzw. jede Funktion ist in jeder Variante verfügbar. Einen Überblick gibt diese Tabelle:
Produkt |
Desktop-Anwendung |
Mobile App |
Web-App |
SharePoint, OneDrive |
Ja (Sync-App für Explorer) |
Ja |
Ja |
Word, Excel, PowerPoint, Outlook |
Ja |
Ja |
Ja |
Access, Publisher |
Ja (nur Windows, nicht MacOS) |
Nein |
Nein |
Delve (abgekündigt zu Ende 2024) |
Nein |
Ja |
Ja |
Forms |
Nein |
Nein |
Ja |
Planner |
Nein |
Ja |
Ja |
Power BI |
Ja |
Ja |
Ja |
Sway |
Ja |
Ja |
Ja |
Teams |
Ja |
Ja |
Ja |
Viva Engage |
Nein |
Ja |
Ja |
Die „klassischen“ Office-Programme
Über Word, Excel und Co. will ich hier nicht viel schreiben. Die Anwendungen sind seit langem bekannt und bewährt. Es mag für bestimmte Zwecke bessere Programme geben. Aber die Office-Familie von Microsoft ist bestens eingeführt, und die meisten Leute können damit (zumindest halbwegs) umgehen.
MS 365 aktualisiert sich automatisch
MS-365-Kunden erwerben ein Abo, dadurch erhalten sie stets die aktuelle Version der jeweiligen Software. Die Programme werden im Hintergrund aktualisiert („Click & Run“, „Evergreen“). Das kann auch mal eine böse Überraschung zur Folge haben. Zum Beispiel, wenn eine neue Funktion eingeführt wird, mit der sich die Arbeit erheblich ändert oder eine bestehende Funktion so geändert wurde, dass gewohnte Arbeitsschritte plötzlich nicht mehr wie vorher funktionieren.
Beispiel: Funktion „Automatisches Speichern“
Microsoft hat vor einiger Zeit die Funktion „Automatisches Speichern“ eingeführt, die voreingestellt aktiviert ist. Wenn man eine Datei bearbeitet, die in der Cloud (also in SharePoint oder OneDrive) gespeichert ist, wird diese Datei bei (fast) jeder Änderung ohne Zutun des Anwenders neu gespeichert. Das ist meistens nützlich, manchmal aber auch sehr lästig. Wenn man z. B. ein bestehendes Dokument als Vorlage verwenden will um es danach unter anderem Namen zu speichern, ist es zu spät – die Änderungen sind dann schon im ursprünglich geöffneten Dokument gespeichert. Speichert man es zuerst unter dem neuen Namen, geschieht dies natürlich nicht. So etwas ist zumindest lästig, und insofern sollte man darüber nachdenken, ob nicht auch Gefährdungsbeurteilungen vor dem Hintergrund der Ziff. 6.5 im Anhang der ArbStättV angebracht sein könnten. Zumindest müssen die Anwender ausreichend informiert und auch in angemessenem Umfang geschult werden – nicht nur einmalig, sondern laufend.
Die Funktion „Automatisches Speichern“ z. B. kann der Benutzer pro Dokument ein- oder ausschalten. Zumindest sollten die Benutzer rechtzeitig aufgeklärt werden, und ihnen kann beigebracht werden, wie man mit dieser Funktion sinnvoll umgeht.
Admin kann Aktualisierungs-Zeitpunkt steuern
Allerdings werden Aktualisierungen der Desktop-Apps nicht immer und erzwungenermaßen durchgeführt. Die Administration kann entscheiden, zu welchen Zeitpunkten sie Updates freigibt. Sie hat aber keine völlige Freiheit. Denn Microsoft garantiert Zuverlässigkeit nur, wenn zumindest zu bestimmten Zeitpunkten auf die aktuelle Version aktualisiert wird.
Dadurch, dass man Updates zunächst „sammelt“ und erst nach genauerer Prüfung freigibt, kann man jedenfalls so manche unliebsame Überraschung vermeiden.
Mitbestimmung bei Word, Excel & Co.
Schon diese Anwendungen erfüllen die Merkmale des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. In jedem Dokument, das mit Word, Excel oder PowerPoint angelegt wird, werden „Metadaten“ angelegt. Diese enthalten z. B. den Autoren, den letzten Bearbeiter, die Dauer der Bearbeitung, den Umfang etc. Hier werden Daten über das Tun der Benutzer verarbeitet. Das allein begründet die Mitbestimmung des Betriebsrats auch bei der Verwendung solcher Office-Anwendungen. Deshalb sollte der Arbeitgeber ein Interesse daran haben, hier zu einer stabilen Regelung mit dem Betriebsrat zu kommen, damit darüber nicht plötzlich ein Streit entbrennt.
Daneben wird auch in den Anwendungen selbst die Möglichkeit einer Verhaltens- oder Leistungskontrolle eröffnet:
- Im Modus „Änderungen nachverfolgen“ kann man erkennen, wer wann welche Bearbeitung vorgenommen hat.
- Kommentare werden mit der Angabe der Person, die den Kommentar geschrieben hat und dem Zeitpunkt der letzten Änderung angezeigt.
Ob das ein besonderes Problem darstellt, sei dahingestellt. Diese Funktionen erfüllen jedenfalls die Merkmale des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
Kritisch ist allerdings die Verarbeitung von Telemetriedaten in den Office-Anwendungen. Ich komme später darauf zurück. Soviel vorab: Microsoft bietet Möglichkeiten an, wie man die Telemetriedaten zumindest einschränken und anonymisieren kann.
Einzelne Anwendung als technische Einrichtung
Außerdem besteht noch ein anderes Problem, das viele nicht bedenken. Es mag ja sein, dass die Verarbeitung von Daten über das Verhalten oder die Leistung der Anwender mit den Produkten von MS 365 eher unkritisch ist und deshalb einfach geregelt werden kann. Was aber ist z. B. mit einer Excel-Tabelle, in der Merkmale über das Verhalten oder die Leistung verarbeitet werden? Wenn z. B. ein Abteilungsleiter die Idee hat, die Tätigkeiten seiner Mitarbeiter in einer Excel-Tabelle zu dokumentieren. Dann ist diese Excel-Tabelle ebenfalls eine technische Einrichtung, die unter die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG fällt. Selbst wenn der Betriebsrat über die Nutzung von Excel grundsätzlich mitbestimmt hat, bedeutet das nicht, dass er damit auch jeder einzelnen Anwendung von Excel, die ggf. einen eigenständigen Zweck der Verhaltens- oder Leistungskontrolle erfüllt, seine Zustimmung erteilt hat.
Deshalb sollte in einer Betriebsvereinbarung über MS 365 ein entsprechender Passus enthalten sein: Einzelne Nutzungsfälle, also z. B. einzelne Excel-Tabellen oder Access-Datenbanken, die eigenständige Zwecke der Verhaltens- oder Leistungskontrolle erfüllen, lösen ein erneutes Mitbestimmungsrecht des jeweils dafür zuständigen Betriebsrats aus.
Keine „Geringfügigkeitsschwelle“ bei Mitbestimmung
Das Problem gab es auch bisher schon, nur wurden in der Vergangenheit kaum Betriebsvereinbarungen über Office-Produkte abgeschlossen. Man war meistens der Auffassung, Office sei ja nichts Besonderes und bedürfe keiner besonderen Mitbestimmung. Wenn eine Betriebsvereinbarung über MS 365 abgeschlossen werden soll, sollte man diesen Aspekt einzelner Office-Dateien mit jeweils eigenen Kontrollzwecken aber berücksichtigen. Das BAG hat 2018 festgestellt (1 ABN 36/18), dass es keine „Geringfügigkeitsschwelle“ bei der Mitbestimmung über technische Einrichtungen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gibt. Auch eine einzelne Excel-Tabelle kann also durchaus Gegenstand der Mitbestimmung durch den Betriebsrat sein.
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