Dienste in Microsoft365

Die wesentlichen Dienste sind

• SharePoint,
• OneDrive,
• Exchange und
• Teams

Daneben gibt es Dienste, die oft nicht sehr intensiv genutzt werden wie Viva Engage.

SharePoint

SharePoint ist eine cloudbasierte Plattform, die man als gemeinsamen Speicher für alle Benutzer oder Gruppen von Benutzern einsetzen kann. Damit wird SharePoint zum Ersatz von File-Servern, die man bisher lokal („on premises“) oder auch früher schon in der Cloud verwendet hat.

Man kann auf SharePoint aber auch verschiedene Websites einrichten. Diese dienen nicht nur als Speicherort, sondern es können auch unterschiedlichste Funktionen (sog. „Webparts“) bereitgestellt werden.
So kann man z. B. eine Projekt- oder Team-Website einrichten, auf der

• Speicherplatz für Dateien,
• ein gemeinsamer Kalender,
• eine Aufgabenliste,
• ein Wiki,
• allgemeine Informationen,
• Neuigkeiten und Nachrichten

und viele andere Funktionen bereitgestellt werden.

Darüber hinaus ist SharePoint eine Datenbank-Plattform, auf der man beliebige Listen anlegen und auch untereinander verknüpfen kann (allerdings ist es keine SQL-Datenbank). Man kann also über die Dokumentenbibliothek auch andere Projekte auf der Plattform SharePoint verwirklichen.

SharePoint als Datenspeicher

Wenn SharePoint als Datenspeicher, also als File-Server genutzt wird, stehen diverse Funktionen zur Verfügung, die über die reine Datei- und Zugriffsverwaltung hinausgehen. Z. B. enthält SharePoint eine Versionsverwaltung – man kann annähernd beliebig viele frühere Versionen eines Dokuments ansehen und bei Bedarf wiederherstellen. Die Zahl ist nur durch die Einstellung, die der Administrator vornimmt (meistens sind es zwischen 200 und 500 Versionen, erlaubt sind 100 bis 50.000) und durch den Speicherplatz begrenzt. Es kann auch eine Funktion aktiviert werden, mit der man z. B. per E-Mail darüber informiert wird, wenn jemand eine Datei ändert, in einem Verzeichnis neu speichert oder löscht.

Parallele Dateien-Nutzung

Sehr nützlich ist die Möglichkeit, dass mehrere Benutzer gemeinsam an Dateien arbeiten können. So können mehrere Anwender gleichzeitig an einer Excel-Tabelle (aber nicht in derselben Zelle), in einem Word-Dokument oder einer PowerPoint-Präsentation arbeiten. Alle Anwender sehen (fast) sofort die Änderungen, die ein anderer Benutzer in dem Dokument vorgenommen hat. Wenn man will, kann man nebenbei auch chatten, um sich über Änderungen abzustimmen etc.

So praktisch diese Funktionen auch sind – damit ergibt sich natürlich eine Fülle von Möglichkeiten der Verhaltens- oder Leistungskontrolle, und es gibt viel Raum für die Mitbestimmung.

Zugriff auf SharePoint

Man kann per Webbrowser auf SharePoint-Websites zugreifen. Außerdem gibt es eine mobile App, mit der man vom Tablet oder Smartphone aus auf SharePoint-Sites zugreifen kann. Soll der Datenspeicher auf einem PC genutzt werden, können Ordner der SharePoint-Sites mit einem Synchronisationstool mit lokalen Ordnern synchronisiert werden, sodass man auch lokal stets den aktuellen Stand der Dateien zur Verfügung hat. Auch offline kann man mit Dateien von SharePoint arbeiten – sie werden später synchronisiert. Ein Problem entsteht natürlich, wenn inzwischen jemand anderes die Datei verändert hat. In diesem Fall muss man den Versionskonflikt ggf. manuell auflösen.

Man kann Dateien auch von Desktop-Apps aus direkt auf dem SharePoint-Server speichern oder von dort laden.

OneDrive

OneDrive ist ein – ebenfalls cloudbasierter – persönlicher Speicher für Dateien (tatsächlich ist OneDrive eine Anwendung von SharePoint). Jeder Benutzer kann – je nach Lizenz- bzw. Abo-Modell – über mehrere TB Speicherplatz verfügen und dort Ordner einrichten, Dateien speichern etc. So wie man es von einem bisher genutzten File-Server kennt.

Es gibt ebenfalls die Möglichkeit der Versionsverwaltung. Man kann Dateien und Ordner freigeben, damit andere Benutzer darauf – lesend oder ändernd – zugreifen können.

Man kann auch hier per Webbrowser oder mobiler App auf den Speicher zugreifen, und auch das Synchronisationstool steht zur Verfügung. Auch dieser Dienst ist Desktop-Apps von MS 365 aktiviert, so dass man direkt aus Word, Excel etc. Dateien öffnen und speichern kann.

Exchange

Der Exchange-Server stellt die E-Mail-Funktionen und verwandte Dienste (Termine, Aufgaben, Kontakte sowie – seltener genutzt – Notizen) bereit. Für jeden Benutzer wird ein Postfach mit einer Mailadresse eingerichtet, und mit Outlook (als Desktop-Anwendung, als mobile App oder als Web-Anwendung im Browser) kann man auf das Postfach und deren Dienste zugreifen. Darüber hinaus können auch Postfächer für Teams bzw. bestimmte Funktionen eingerichtet werden, auf die mehrere Benutzer gemeinsam zugreifen können. Außerdem kann es Postfächer für Ressourcen geben, z. B. für die Buchung von Besprechungsräumen im Terminplan des Postfachs.

Das ist nichts Neues. Den Exchange-Server gibt es seit Jahrzehnten als Server, der „on premises“ betrieben werden kann. Bei MS 365 wird der Server aber ebenfalls als cloudbasierter Dienst bereitgestellt.

Teams

Teams ist zum einen der Nachfolger von Skype for Business, kann aber erheblich mehr. Neben der Kommunikation per Chat, Sprach- und Videotelefonie ist Teams die eigentliche UCC-Plattform von MS 365. Auf dieser Seite erfahren Sie mehr.

Viva Engage und andere

Neben den vier „Haupt-Diensten“ SharePoint, OneDrive, Exchange und Teams werden weitere Dienste angeboten, die teilweise auf Funktionen der anderen Dienste zugreifen.

Viva Engage z. B. ist so etwas wie „Facebook in Microsoft 365“. Es ist eine Plattform, auf der die Benutzer kommunizieren können, es gibt so etwas wie eine „Timeline“ und anderes mehr. Nach meiner Erfahrung wird Viva Engage aber zumindest in deutschen Unternehmen seltener genutzt. Für die Kommunikation stehen auch Teams und natürlich Outlook zur Verfügung, und für die Zusammenarbeit sind SharePoint und Teams allemal besser geeignet.

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