Office 365 Teams

Das Kommunikationstool Teams ist, wie bereits erwähnt, nicht einfach nur der Nachfolger von Skype for Business („S4B“). Es kann das, was S4B auch kann. Aber es kann vor allem deutlich mehr.

Funktionen von Teams

Man kann in Teams einen oder mehrere „Gruppenräume“ anlegen, in die verschiedene Benutzer eingeladen werden. Solch ein Raum bzw. die Gruppe seiner Benutzer, wird ein Team genannt. In einem Team kann man eine oder auch mehrere Chat-Plattformen („Beiträge“) nutzen, kann gemeinsame Kalender und ein gemeinsames E-Mail-Postfach benutzen (beides automatisch in Exchange bereitgestellt und über Outlook zu nutzen). Man kann eine Dateiablage einrichten, in der Dokumente für das Team gespeichert und verwaltet werden – gespeichert wird das dann in einer SharePoint-Website, die automatisch für das Team eingerichtet wird. Man kann ein Wiki, einen allgemeinen Infoblock oder andere Funktionen einrichten, die größtenteils von SharePoint bereitgestellt werden, z. B. auch eine Formularsammlung („Forms“) oder eine Reihe von gemeinsam bearbeiteten Aufgaben („Planner“).

In einem Team kann man auch über den Standard-Kanal „Allgemein“ hinaus insgesamt bis zu 200 sog. Kanäle einrichten. Jeder Kanal ist wiederum eine Sammlung von Tools mit Beiträgen, Aufgaben, Dateien, Wikis etc.

Teams verbindet also die unterschiedlichen Dienste und Funktionen von Office 365 in einer Oberfläche und ist insofern die bereits erwähnte „UCC“-Plattform.

Zusätzlich können aber auch externe Dienste für Teams bereitgestellt werden, z. B. Projekte aus Jira, Datenbestände aus der Adobe-Cloud, Codesammlungen aus Bitbucket und vieles mehr. Microsoft stellt Duzende sog. „Konnektoren“ für externe Dienste bereit. Diese können – je nachdem, welche davon der Administrator freigegeben hat – in den Raum eines Teams integriert werden.

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Mitbestimmung bei Teams

Gerade bei Teams sollte man sich sehr genau überlegen, ob hier besondere Mitbestimmungsrechte wahrgenommen werden sollten. Natürlich ist es eine technische Einrichtung im Sinne des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Darüber hinaus sind aber möglicherweise weitere Mitbestimmungsrechte relevant, z. B. nach § 94 Abs. 1 oder insbesondere auch nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG.

Digitaler Stress durch Informationsflut

Angenommen, ein Anwender ist Mitglied mehrerer Projekt- und Arbeitsgruppen, für die jeweils ein Team in Teams eingerichtet ist. Dann ist er Mitglied der unterschiedlichen „Teams-Teams“. Der eine Projektleiter bevorzugt es, per Teams-Chat zu kommunizieren, der andere legt Neuigkeiten im Notizbuch oder Wiki seines Teams ab, der dritte verwendet den teameigenen Mail-Account, um darin Informationen bereitzustellen. Außerdem verschickt ein Leiter einer Arbeitsgruppe Informationen an das persönliche Postfach seiner Mitarbeiter, ein anderer bevorzugt Kaizala. Der Effekt ist, dass der Anwender sechs, sieben oder auch deutlich mehr „Eingangskanäle“ für die Kommunikation beachten muss und kaum zum Arbeiten kommt.

Erschwerend kommt hinzu, dass ein Benutzer nicht nur Mitglied mehrerer Teams sein kann, sondern dass in jedem Team wieder eine Vielzahl von Kanälen eingerichtet werden kann. In der Flut der unterschiedlichen Informationen und Speicherorte verliert man schnell den Überblick. An sich soll Teams ja auch dem Zweck dienen, Informations-„Silos“ aufzulösen und eine transparentere, schnellere, insgesamt bessere Kommunikation und Verteilung von wichtigen Informationen zu gewährleisten. Wenn man aber 10 Teams mit jeweils 100 Kanälen einrichtet, sorgt man nicht für offenere Kommunikation, sondern man schafft in Wirklichkeit 1.000 neue Silos. Wichtig ist deshalb, dafür zu sorgen, dass die Struktur der Teams und Kanäle übersichtlich bleibt und man es vermeidet, zu granular jedem Detail seine eigene Schublade in Teams geben zu wollen.

Als wir bei der JES begonnen haben, Teams zu verwenden, haben wir sehr schnell gelernt: Die Kolleginnen haben vor allem die Sorge, dass sie in der Informationsflut etwas übersehen und verpassen, und dass sie deshalb Fehler machen. Diese Sorge ist berechtigt, und deshalb kann Teams nicht funktionieren, wenn einer sich am grünen Tisch eine Struktur ausdenkt, die dann über die Arbeitnehmer ausgerollt wird (und die sie dann nur allzu leicht überrollt). Vielmehr muss man im Team gemeinsam lernen und entwickeln, wie man die vielfältigen Möglichkeiten dieses Tools für sich entdeckt und nach welchen Regeln man sie gemeinsam nutzt. Man braucht also eine gemeinsam entwickelte – und nicht „von oben“ angeordnete – „Teams-Netiquette“.

Die Belastung, die aus dieser Art zu arbeiten und zu kommunizieren entstehen können, wird heutzutage als „digitaler Stress“ bezeichnet. Das Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT hat in Zusammenarbeit mit anderen Einrichtungen ein Projekt „Prävention für sicheres und gesundes Arbeiten mit digitalen Technologien“ durchgeführt. Als wesentliche Belastungsfaktoren wurden Unterbrechung und Überflutung festgestellt.

Als am häufigsten auftretender Belastungsfaktor wurde in der Studie übrigens die Leistungsüberwachung festgestellt. Ein Grund mehr, warum ein Betriebsrat sich dafür engagieren sollte, Verhaltens- oder Leistungskontrollen auf ein Minimum zu reduzieren.

Möglicher Stress durch „offene“ Kommunikation

Das ist auch bei Teams durchaus ein relevantes Thema: Wenn man sich mit Kollegen im direkten Gespräch unterhält, hat das eine andere Qualität, als wenn man auf einer Plattform wie Teams Informationen austauscht, die von einer Vielzahl von Personen eingesehen werden können. Für den einzelnen Betroffenen kann der Effekt eintreten, dass eine gewisse Befangenheit entsteht. Das ist nicht nur eine potentielle Beeinträchtigung von Persönlichkeitsrechten, sondern das kann auch Stress auslösen, und Stress ist nicht gesund.

Mitbestimmung bei Teams

Ein wesentliches Mitbestimmungsrecht bei Teams ist also nicht nur die Arbeitnehmerüberwachung (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), sondern der Gesundheitsschutz. In der ArbStättV wird ganz am Ende bestimmt, dass der Arbeitgeber geeignete Softwaresysteme bereitzustellen hat. Wie aber deren Eignung (und der Zweck, für den sie geeignet sein sollen) definiert und bestimmt wird, steht da nicht. Deshalb besteht hier ein Regelungsbedarf, und der löst ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG aus.

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