Office 365

Office 365 ist „eigentlich“ ein tolles Produkt. Darüber mitzubestimmen ist allerdings eine ziemlich große Herausforderung. Nicht nur, dass die Möglichkeiten der Verhaltens- oder Leistungskontrolle annähernd unbegrenzt sind, es gibt auch eine ganze Reihe von ungeklärten Fragen zum Datenschutz. Zwar ist Datenschutz an sich kein Gegenstand der Mitbestimmung, aber als Betriebsrat bzw. Personalrat wird man ungern einer Einrichtung durch die Ausübung der Mitbestimmung seinen Segen erteilen, wenn sie aus Sicht des Datenschutzes zumindest mit einer gewissen Skepsis betrachtet werden sollte. Ich bin der Auffassung, dass es kaum möglich ist, Office 365 DSGVO-konform zu betreiben. Das ist bedauerlich, denn wie eingangs erwähnt – Office 365 ist wirklich nützlich, lässt sich gut verwenden und bietet viele praktische Tools.

Was ist Office 365?

Office 365 (im Folgenden nenne ich es kurz „O365“) ist eine Sammlung von Diensten und Anwendungen, die gemeinsam dazu dienen, die Büroarbeit zu unterstützen. Im Vordergrund stehen neben den „klassischen“ Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint Funktionen, die die Kooperation und die Kommunikation unterstützen. Damit ist O365 mehr als das bisherige Office, es ist insgesamt eine UCC-Plattform („Unified Communication and Collaboration“ – „kombinierte Kommunikation und Zusammenarbeit“).

O365 umfasst:

  • Services (Dienste), die in der Microsoft-Cloud bereitgestellt („gehostet“) werden, und die von den Anwendern eines Betriebs, Unternehmens oder Konzerns gemeinsam genutzt werden können – vor allem SharePoint, OneDrive, Exchange, aber z. B. auch Yammer,
  • Desktop-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, Teams, OneNote und Publisher – ggf. (wenn zusätzlich lizensiert) zusätzlich Visio und Project,
  • mobile Apps für Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote sowie weitere Funktionen (z. B. Delve, SharePoint, OneDrive, Power BI, ToDo, Planner und andere),
  • Online-Anwendungen, die im Browser genutzt werden können, wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote und (fast) alle anderen Anwendungen.

Man kann Office also ganz wie gewohnt am Desktop-PC oder Laptop nutzen und mit den gewohnten Programmen wie Word etc. arbeiten. Man kann auch die mobilen Apps von Word & Co. verwenden, z. B. mit dem Tablet. Und man kann sich mit jedem beliebigen Browser an der Online-Umgebung von O365 anmelden und auch dort die üblichen Programme verwenden – dann eben nicht als lokal installiertes Programm, sondern per Browser-Anwendung.

Allerdings unterscheiden sich die verschiedenen Arten der Nutzung teilweise erheblich. Das, was das „klassische“ Word z. B. als Desktop-Programm kann, kann die mobile App noch lange nicht, und auch in der Browser-Version kann man längst nicht alle gewohnten Funktionen von Word nutzen. In VBA programmierte Makros z. B. stehen nur in der Desktop-Anwendung zur Verfügung. Auch die lokal installierten Dokumentvorlagen kann man in der mobilen oder der Browser-Variante von Word nicht verwenden. Ähnliche Einschränkungen gibt es bei Excel, PowerPoint, Outlook und Visio. Access sowie der Publisher stehen nur als Desktop-Anwendungen und mobil oder online gar nicht zur Verfügung.

Wesentliches Merkmal von O365 sind aber nicht nur die unterschiedlichen Wege, mit denen man die Programme bzw. Apps nutzen kann (Desktop, mobil oder online). Das Wesentliche an O365 sind die Dienste, die in der Cloud bereitgestellt werden.

Alle Dienste und Funktionen sowie die Benutzerkonten eines Vertrags (also z. B. eines Betriebs, Unternehmens oder Konzerns) sind in einem sog. „Tenant“ zusammengefasst. Der Begriff „Tenant“ bedeutet einfach „Mieter“ oder „Pächter“, gemeint ist also der Vertrag, der zwischen dem „Mieter“ und Microsoft abgeschlossen wurde. Innerhalb dieses Vertrags können im Prinzip beliebig viele Nutzer mit unterschiedlichen Abos eingerichtet werden.

Manche Einstellungen werden für den gesamten Tenant vorgenommen. Deshalb wird anhand der Frage, wo der Tenant angesiedelt ist (Betrieb, Unternehmen oder Konzern) in den meisten Fällen auch entschieden, ob der örtliche, der Gesamt- oder der Konzernbetriebsrat für Regelungen zu O365 zuständig ist. Ich komme später darauf zurück.

Auf den folgenden Seiten werde ich Schritt für Schritt die unterschiedlichen Dienste und Funktionen von O365 vorstellen und die Fragen der Mitbestimmung behandeln.

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Office® 365 in der Cloud

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