Die „Einführungsbewertung“ („Productivity Score“) in Microsoft 365

Datenschutzdesaster, Skandal und/oder einfach nur Unfug?

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Microsoft hat im November 2020 für Microsoft 365 die Funktion „Einführungsbewertung“ (früher: „Productivity Score“) im Microsoft-365-Admin-Center bereitgestellt. Diese Funktion steht den Administratoren zur Verfügung, und sie liefert eine Reihe von Informationen, von denen Microsoft meint, dass sie nützlich sind.

Einführungsbewertung – was ist das?

Microsoft 365 kennt natürlich die Aktivitäten der Benutzer. Sie erfolgen (größtenteils) in der Cloud, die Benutzer verwenden die Cloud-Dienste wie SharePoint, OneDrive, Exchange und Teams, und selbstverständlich werden die Aktivitäten der Benutzer schon von jeher protokolliert und an verschiedenen Stellen sichtbar gemacht, z. B. in verschiedenen Statistiken:

Verwendungsstatistik
Beispiel für eine Verwendungsstatistik, wie es sie bisher schon gab

Microsoft 365 verwendet dafür Daten, die aus verschiedenen Protokollen stammen und von „Graph“ zusammengeführt werden – an dieser Stelle haben wir uns ja schon mit Graph und den Elementerkenntnissen als Teil von Microsoft 365 beschäftigt.

Die Verwendung dieser Daten ist selbstverständlich Gegenstand der Mitbestimmung. Nicht jede Verwendung von Daten über die Nutzung von Microsoft 365 muss verwerflich sein, und es gibt auch Zwecke, für die es durchaus sinnvoll sein kann, diese Daten zu nutzen. Es ist z. B. für die Zusammenarbeit der Anwender nützlich, wenn man als Empfänger eine Chatnachricht oder ein E-Mail auch lesen kann, und dafür muss sie auf dem Server gespeichert sein.

Eine Frage, um die es hier allerdings noch nicht geht, ist, ob auch Microsoft als Unternehmen diese Daten einsehen, lesen und verwenden können darf. So viel sei verraten: Nein, als Auftragsverarbeiter darf Microsoft das natürlich nicht. Microsoft wird das aber in irgendeiner Weise tun, denn anders könnte ja der „Benchmark“ kaum zustande kommen.

Auch bisher schon konnte ein Administrator z. B. den Nachrichtenverlauf verfolgen, konnte also sehen, welcher Benutzer wie viele Nachrichten versendet, empfangen, gelesen und gelöscht hat etc. Das Admin-Center hat auch in der Vergangenheit Statistiken über die Nutzung angeboten, die auch auf Personen bezogene Daten geliefert haben. Diese Informationen können für administrative Zwecke durchaus erforderlich sein, z. B. um Fehlerquellen, Überlastungen im System etc. zu erkennen und dagegen etwas zu unternehmen. Außerdem kann es für Zwecke der Sicherstellung der Integrität und Vertraulichkeit bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sehr wichtig sein, zu sehen, ob es Auffälligkeiten gibt, ob bestimmte Ereignisse darauf hindeuten, dass ein Account gehackt wurde etc.

Verwendungsstatistik
Auch in den bisherigen Verwendungsstatistiken wurden schon Daten über einzelne Benutzer angezeigt

Was ist neu an der „Einführungsbewertung“?

Das Besondere am Dienst „Einführungsbewertung“ ist, dass diese Daten in einer statistischen Weise ausgewertet, zu einem „Score“ berechnet und mit – wie auch immer ermittelten – Vergleichswerten in Bezug gesetzt werden. Es werden also Punktesysteme verwendet, um zu errechnen, ob und in welcher Weise die Benutzer die verschiedenen Dienste in Microsoft 365 verwenden, und die so ermittelten Werte werden jeweils mit einem „Peerbenchmark“ verglichen.

Einführungsbewertung
In der „Einführungsbewertung“ wird ein Score ermittelt – das Tun der Benutzer wird bewertet. Das ist neu

Ein Tenant kann (derzeit) insgesamt 700 „Produktivitätspunkte“ erhalten: 200 für „Technologie“, also den technischen Stand der Apps, die Netzqualität etc. und 500 für „Personen“, also die Art und Intensität der Verwendung der Dienste und Apps durch die Benutzer. Diese „Produktivitätspunkte“ werden anhand der Verwendung z. B. von E-Mails, Chatnachrichten, der gemeinsamen Bearbeitung von Dateien, der Ablage von Dateien in der Cloud statt auf lokalen Speichermedien und dergleichen errechnet.

Damit will Microsoft den Administratoren Informationen darüber liefern, ob die Dienste von Microsoft 365 in einer Intensität genutzt werden, die der mit anderer – wie auch immer als vergleichbar ermittelten – Tenants übereinstimmt. Die Idee dahinter soll lt. Microsoft sein, dass man erkennen kann, ob die Benutzer mit Microsoft 365 „richtig“ umgehen, ob sie die Dienste so nutzen, wie Microsoft sich das vorstellt und für richtig hält.

Einführungsbewertung – was soll das?

Microsoft ist anscheinend der Auffassung, dass es genau eine richtige Methode gibt, seine Produkte zu benutzen, und wenn annähernd alle Benutzer einer Organisation genau diese eine richtige Methode anwenden, dann erhält die Organisation die „volle Punktzahl“ in der „Einführungsbewertung“. Wenn eine Organisation und ihre Mitarbeiter sich also entscheiden, die Produkte von Microsoft 365 anders zu verwenden, als Microsoft es für richtig hält, dann machen sie nach Meinung von Microsoft etwas falsch, und dann gibt es „Punktabzüge“.

Microsoft will mit der „Einführungsbewertung“ also Hinweise darauf geben, wie man seine Produkte so nutzen kann, dass man produktiver arbeitet. Ob das „gut gemeint“, womöglich sogar „gut gemacht“ oder Unfug ist, dazu komme ich gleich.

Nach Aussage von Microsoft spiegelt das Instrument „die Leistung Ihrer Organisation gegen Personen- und Technologie Erfahrungen wider und vergleicht Ihre Punktzahl mit Organisationen wie Ihrem“ (das Zitat habe ich wörtlich übernommen, die grammatikalischen Fehler also bitte nicht mir ankreiden – das ist von Microsoft maschinell übersetzt. Vielleicht sollte Microsoft mal etwas mehr Mühe in die Qualität seiner Übersetzungen investieren, statt in die „Einführungsbewertung“ 😉).

Was kann man an der Einführungsbewertung kritisieren?

Ich halte dieses Instrument für den blanken Unfug. Meine KollegInnen und ich sind z. B. durchaus imstande, selbst zu entscheiden, ob wir per Chat, per E-Mail oder einfach mal per Telefon oder (auch das soll ja angeblich möglich sein – jedenfalls, wenn man nicht gerade im Home-Office sitzt) direkt von Mensch zu Mensch miteinander kommunizieren. Wir brauchen da keinen „Score“, der uns sagt, dass wir etwas falsch machen, wenn wir nicht ungefähr gleich viel per Teams-Chat, mit Viva Engage und per E-Mail miteinander kommunizieren.

In Wirklichkeit ist das sogar falsch: je mehr Kommunikationskanäle parallel genutzt werden, desto größer ist die Gefahr, dass Arbeitnehmer durch den Zwang zum Multitasking überfordert werden, und deshalb ist es gerade falsch und schädlich, wenn für interne und vergleichbare Zwecke mehrere Kommunikationskanäle parallel verwendet werden. Das verursacht Stress, gefährdet die Gesundheit und vernichtet Produktivität, statt sie zu verbessern.

Wenn es wahr wäre, dass man nur die Intensität bzw. Häufigkeit der Kommunikation steigern und nicht ihre Qualität verbessern müsste, um so die „Leistung der Organisation“ zu erhöhen, dann hätten wir ja leichtes Spiel. Wir könnten den ganzen Tag damit verbringen, miteinander zu chatten (natürlich gleichmäßig verteilt auf Mails, Teams und Viva Engage), und schon wäre unsere Organisation allen Wettbewerbern haushoch überlegen. Das geht allerdings (und zum Glück) weit an der Realität vorbei.

Die „Einführungsbewertung“ kennt nur einen kleinen Teil der Lebenswirklichkeit, tut aber so, als können sie die Produktivität umfassend beurteilen

Außerdem ist es vermessen von Microsoft, zu glauben, dass das Arbeitsleben und die Produktivität sich ausschließlich in Microsoft-Produkten abspielen. Wenn jemand den ganzen Tag über fleißig und konzentriert mit SAP-, Adobe-, Atlassian- oder Google-Produkten gearbeitet hat, engagiert mit WordPress, Typo3 oder Joomla etc. an der Website gebaut hat, Daten in eine (nicht-Azure-)Datenbank eingegeben hat etc., dann war er aus Sicht von Microsoft höchst „unproduktiv“, weil er seinen Tag ja nicht mit Gezwitscher gefüllt hat.

Wenn ich also einen ganzen Tag lang in Zoom Seminare gebe, dann war ich demnach ganz unproduktiv, weil ich ja nicht eine Chat-Nachricht nach der anderen abgeschossen habe – obwohl genau das es ist (also die Online-Seminare in Zoom und nicht das Abfeuern von Chat-Nachrichten), womit ich unsere Gehälter, Sozialabgaben, Steuern und unsere Miete (und übrigens auch die nicht unerheblichen Abogebühren für Microsoft-Produkte) finanziere.

Dabei sind gerade die Produkte außerhalb des Microsoft-Kosmos‘ diejenigen, die für die Produktivität und den wirtschaftlichen Erfolg einer Organisation strategisch oft besonders wichtig sind. Eine Aussage im Sinne von „Ihr Unternehmen und insbesondere Herr Müller-Lüdenscheidt und Frau Hoppenstedt sind nicht produktiv, weil sie nicht den ganzen Tag E-Mails verschicken und Chatnachrichten absondern“ ist einfach Quatsch.

Erstes Fazit

Wenn man über „Viva Insights“ noch sagen kann: „Mostly harmless“, im schlimmsten Fall Zeitverschwendung und nur gelegentlich nützlich, muss man über die „Einführungsbewertung“ sagen: gefährlicher Unsinn. Falls wirklich jemand auf die Idee kommen sollte, mithilfe der damit generierten Daten und Erkenntnisse sein Unternehmen führen zu wollen, macht er einfach etwas falsch, die Verwendung schadet eher als das sie irgend etwas nützt.

Wenn ein Benutzer den ganzen Tag lang fröhlich „Mein Opa ist doof“ und „Meine Oma fährt im Hühnerstall Motorrad“ per Mail, Teams-Chat und Viva-Engage-Nachricht in die Welt hinausposaunt, Dateien öffnet, die auch andere Benutzer gerade geöffnet haben und bei Teams-Meetings sinnlos seinen Bildschirm freigibt, dann ist er aus Sicht der „Einführungsbewertung“ wunderbar produktiv. So kann man sein Unternehmen auch ruinieren.

Ich hoffe, dass Führungskräfte und Unternehmen nicht so dumm sind, aus diesen Daten irgendwelche hilfreichen Informationen gewinnen zu wollen.

Schließlich: Warum werden die Informationen denn im Admin-Center bereitgestellt, das den Administratoren für ihre Aufgaben zur Verfügung steht? Administratoren sollten sich um die technische Administration der Systeme kümmern, sollten Benutzerkonten einrichten und pflegen, Lizenzen zuweisen, Kennwörter vergeben, Anwender unterstützen etc. Ich denke nicht, dass es zu den Aufgaben der Administratoren gehört, die „Produktivität der Benutzer“ zu beurteilen.

Wie sieht es aus Sicht des Datenschutzes aus?

Es handelt sich hier um eine Verarbeitung personenbezogener Daten über das Verhalten von Arbeitnehmern.

Dass Microsoft diese Daten ungefragt und ohne die Möglichkeit, die Funktion zu deaktivieren, zur Verfügung stellt, ist aus Sicht des Datenschutzes sehr bedenklich. Einmal mehr hat Microsoft damit bewiesen, dass dem Unternehmen – allen Lippenbekenntnissen zum Trotz – der Datenschutz nach europäischem Recht herzlich egal ist.

Es muss dem Verantwortlichen als Auftraggeber einer Auftragsverarbeitung überlassen bleiben, zu entscheiden und anzuweisen, ob und für welche Zwecke personenbezogene Daten verarbeitet werden. Microsoft hat hier erneut ungefragt und ohne Weisung durch die Verantwortlichen eine Verarbeitungstätigkeit initiiert, die nicht erforderlich, und die für die angegebenen Zwecke auch denkbar ungeeignet ist.

Darüber hinaus muss Microsoft selbst personenbezogene Daten der Benutzer verwenden, um den „Peerbenchmark“ errechnen zu können. Es dürfte keine Rolle spielen, ob Daten dafür anonymisiert werden oder nicht. Der Arbeitgeber ist der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten seiner Mitarbeiter, und er hat Microsoft sicher nicht erlaubt, geschweige denn beauftragt, die Daten seiner Mitarbeiter für die Berechnung eines wie auch immer gearteten „Benchmarks“ heranzuziehen. Das wird sicher noch Fragen der Datenschützer nach sich ziehen, wiewohl die Aufsichtsbehörden bedauerlich passiv bei der kritischen Beurteilung von Microsoft 365 sind.

Diese Verarbeitung ohne Auftrag der Auftraggeber ist ein Verstoß gegen Art. 28 Abs. 3, insbesondere dort lit. a der DSGVO.

Wird Microsoft nicht klug?

Offensichtlich hat man bei Microsoft noch immer nicht den Schuss gehört.

Um es klarzustellen: Die Daten waren auch bisher vorhanden, Microsoft hat hier keine neuen Daten geschaffen. Neu ist aber die Art, wie diese Daten verarbeitet und zu einem Score zusammenfügt werden. Es gibt also eine neue Art der Verarbeitung, und die löst zum einen neue Mitbestimmungsrechte aus, zum anderen ist sie mit Blick auf den Datenschutz neu zu bewerten.

Microsoft tut seinen Kunden keinen Gefallen mit solchen Eskapaden. Wenn man sich einmal entschieden hat, Microsoft 365 einzuführen, und die datenschutzrechtlichen wie auch mitbestimmungsrechtlichen Hürden genommen hat, wird man durch diese Politik gezwungen, seine Entscheidung immer wieder neu zu hinterfragen. Sicherheit und Stabilität gehen anders, und Microsoft braucht hier wirklich dringend Konkurrenz, um dieser Monopolistenpolitik Grenzen zu setzen.

Wie sollte man als Betriebsrat oder Personalrat damit umgehen?

In eine Betriebsvereinbarung über Microsoft 365 gehört der Satz:

Die Funktion „Einführungsbewertung“ („Productivity Score“) wird nicht verwendet. Arbeitgeber und Betriebsrat sind sich darüber einig, dass keine relevanten Informationen über die Produktivität und das Arbeitsverhalten der Benutzer aus diesen Daten gewonnen werden können. Sie steht nur zur Verfügung, weil und solange sie sich nicht deaktivieren lässt.

Wie sollte man als Arbeitgeber damit umgehen?

Am besten: Die Funktion und die Daten einfach ignorieren und nicht verwenden – abschalten lässt es sich ja leider nicht. Ich jedenfalls habe mit meinem Betriebsrat und meinen KollegInnen vereinbart, dass ich das Tool zwar in Seminaren vorstelle, selbst aber für unsere Zwecke nicht nutze – wofür auch? Was wir übrigens auch schon für die Nachrichtenablaufverfolgung, die Verwendungsstatistiken im Admin-Center und andere Überwachungstools vereinbart hatten.

Wenn ich diese Informationen bräuchte, um mein Unternehmen und meine KollegInnen zu führen, dann wäre ich eine schlechte Führungskraft. Und wenn ich eine schlechte Führungskraft wäre, dann würden mir diese Informationen auch nicht helfen, vor allem würden sie mich nicht besser machen.

Microsoft rudert (ein wenig) zurück

Kurz nach der Einführung des „Productivity Score“ hat Microsoft verlautbaren lassen, dass der Dienst geändert wird:

  • Die „Scores“, die technische Aspekte beleuchten (App-Status, also Aktualität der installierten Apps, Netzwerkkonnektivität, also Qualität der Internetverbindungen und Endpunktanalyse, also Funktionen der von Intune verwalteten Geräte – sofern Intune genutzt wird), werden weiterhin angezeigt.
  • Auch die „Scores“, die Aspekte der Benutzung bewerten („Kommunikation“, „Besprechungen“, „Inhaltliche Zusammenarbeit“, „Teamarbeit“ und „Mobilität“) werden weiterhin angezeigt, sie werden aber stets für den gesamten Tenant (also die gesamte Organisation) aggregiert.
  • Daten einzelner Benutzer werden in der Produktivitätsbewertung nicht mehr angezeigt (allerdings sind vergleichbare Daten in den Verwendungsberichten wie bisher auch weiterhin abrufbar).
  • die ursprüngliche Bezeichnung „Produktivitätsbewertung“ wurde in „Einführungsbewertung“ geändert.

Ob dadurch wirklich die Gründe für die Kritik beseitigt wurden, muss man beurteilen, wenn die Änderungen verwirklicht wurden. Wenn es letztlich nur darauf hinausläuft, dass die direkte Anzeige von Benutzerdaten in der „Produktivitätsbewertung“ nicht mehr möglich sein wird, ist in Wirklichkeit nichts gewonnen – zumindest vergleichbare personenbezogene Daten sind ja auch weiterhin in den Verwendungsberichten zu sehen.

Meine und die Kritik anderer bezieht sich ja im Wesentlich darauf, dass

  • Microsoft meint, anhand z. B der Häufigkeit der E-Mail-, Teams- und Viva-Engage-Kommunikation beurteilen zu können, wie produktiv die Benutzer einer Organisation sind,
  • die Daten mit Graph (auch wenn sie in der Ansicht nicht mehr personenbezogen gezeigt werden) dafür natürlich personenbezogen ausgewertet werden müssen,
  • die Daten mit Graph für die Errechnung eines „Peerbenchmarks“ verarbeitet werden, ohne dass es dafür einen Auftrag durch den jeweiligen Verantwortlichen gab,
  • die Ergebnisse der „Einführungsbewertung“ den Admins gezeigt werden, deren Aufgabe aber ja nicht ist, die Produktivität der Mitarbeiter zu beurteilen.

Ob die – insbesondere datenschutzrechtlichen – Bedenken durch diese Änderungen ausgeräumt werden können, wird man abwarten müssen.

Vorläufig endgültiges Fazit

Es ist nützlich und hilfreich, wenn ein Administrator erkennen kann, ob die Qualität der Netzwerkverbindungen gut ist und die Benutzer dabei unterstützt, gut und flüssig mit Cloud-Produkten arbeiten zu können. Ebenso ist es gut und nützlich, wenn man erkennen kann, ob die Apps regelmäßig aktualisiert werden und damit z. B. Fehler zügig beseitigt werden, und ob die verwalteten Geräte in einem guten Zustand sind. Insofern ist das, was als „Technologieerfahrung“ in der „Einführungsbewertung“ gezeigt wird, durchaus sinnvoll. Das sagt nur nichts über die Produktivität der Benutzer aus, sondern darüber, ob die Organisation es den Benutzern ermöglicht, produktiv zu sein. Deshalb wäre der Begriff „Produktivitätsermöglichungsbewertung“ passender, ist nur nicht so schönes Marketingsprech. Aber wenn man das als „Qualität der technischen Basis“ versteht, kann es ein hilfreiches Instrument sein.

Natürlich erfordert cloudbasiertes Arbeiten mit Microsoft 365 erhebliche Umstellungen seitens der Anwender. Z. B. ist es sinnvoll, nicht megabyteweise Dateien als Anhang eines E-Mails zu verschicken, sondern Links auf die entsprechenden Speicherorte in SharePoint oder OneDrive. Und es kann hilfreich sein, zu erkennen, ob die Anwender bestimme Funktionen mehr oder minder intensiv nutzen. Daraus auf die Produktivität der Benutzer insgesamt zu schließen, ist aber fragwürdig. Außerdem kann es ja auch sehr sinnvoll sein, z. B. den Versand von Links an und damit den Zugriff durch Personen außerhalb der Organisation zu unterbinden, um die Integrität der eigenen IT zu schützen. Insofern muss es schon der Organisation und ihren Mitarbeitern überlassen bleiben, zu entscheiden, in welcher Weise sie die Dienste von Microsoft 365 produktiv nutzen wollen.

Es ist nicht grundverkehrt, wenn man versucht, herauszufinden, welche Instrumente von Microsoft 365 in der Organisation mit welcher Intensität genutzt werden. Daraus auf die Produktivität zu schließen und das auch noch als „Bewertung“ der Produktivität zu verkaufen, ist allerdings immer noch Unfug.

Es wäre sicher eine höchst wünschenswerte Maßnahme, darauf hinzuwirken, dass die Benutzer endlich einmal ordentlich darin geschult werden, wie sie die neuen Möglichkeiten und Techniken cloudbasierter Arbeit mit Microsoft 365 sinnvoll für sich nutzen und so ihre Produktivität verbessern können. Wenn also eine Funktion Erkenntnisse darüber erschließt, zu welchen Themen Schulungsbedarf besteht, könnte ich diese Funktion nur begrüßen – jedenfalls dann, wenn die Anwender auch im benötigten Umfang geschult würden. Das würde aber die Verantwortung für die Produktivität bei den Arbeitgebern verorten und nicht bei den Arbeitnehmern, und das scheint nicht gewollt zu sein.

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