Aufzeichnungen von Meetings
Audio- und Videoanrufe können grundsätzlich aufgezeichnet werden; die Möglichkeit der Aufzeichnung lässt sich über eine Policy im Teams-Admin-Center generell oder für einzelne Personen aktivieren oder deaktivieren. Eine Einstellung namens „Teilnehmervereinbarung“ schaltet dabei lediglich die Webcams aller anderen Beteiligten ab – eine echte „Vereinbarung“ im Rechtssinn ist das jedoch nicht.
Aufzeichnungen werden normalerweise in OneDrive gespeichert und nach 60 Tagen automatisch gelöscht; eine Freigabe für alle Teilnehmenden wird automatisch eingerichtet, und die Aufzeichnung lässt sich standardmäßig auch herunterladen. Diese Download-Möglichkeit kann und sollte von der aufzeichnenden Person deaktiviert werden.
Praxistipp
Aufzeichnungen sind ein kritisches Problem: Die oft vorgetragenen Argumente – „Wer an der Besprechung nicht teilnehmen konnte, kann sie sich hinterher anschauen“ – sind nicht wirklich stichhaltig. Wer hat nach dem Urlaub oder einer Krankheit schon Zeit, zunächst stundenlang verpasste Meetings anzuschauen? Zudem machen Aufzeichnungen die Teilnehmenden befangen und schüchtern. Das alles spricht für strenge Restriktionen bei Aufzeichnungen. Wenn jemand, der ein Meeting verpasst hat, sich über die Ergebnisse informieren möchte, ist ein automatisches Protokoll mit Copilot eine sinnvolle und angemessene Lösung – dafür muss das Meeting aber gerade nicht aufgezeichnet werden.
Ist es per Policy freigeschaltet, erhält die einladende Person nach einem Meeting einen sogenannten „Einsatzbericht“ mit Daten über die Anwesenheit sowie die Zeitpunkte des Bei- und Austritts aller Teilnehmenden. Diese Datei wird als CSV-Datei bereitgestellt und kann von der einladenden Person heruntergeladen und für ihre Zwecke genutzt werden. Ein solcher Bericht dokumentiert unter anderem den Beitritts- und Austrittszeitpunkt jeder Person, ihre Anwesenheitsdauer, den Einsatz von Kamera und Mikrofon sowie – sofern abgefragt – die Zustimmung zur Aufzeichnung.
Regelungsbedürftig sind dabei insbesondere folgende Fragen: Dürfen Gespräche und Videos überhaupt aufgezeichnet werden, und wenn ja, zu welchen Zwecken? Welche Bestimmungen gelten dafür, etwa zur Vorankündigung oder zur Einwilligung aller Betroffenen? Dürfen solche Aufzeichnungen veröffentlicht werden, etwa bei Webinaren, und wenn ja, wo und wofür? Und wird der Einsatzbericht überhaupt bereitgestellt?
Im Teams-Admin-Center stehen darüber hinaus verschiedene Berichte zur Verwendung von Teams zur Verfügung, mit denen der Administrator nachvollziehen kann, wie intensiv unterschiedliche Nutzerinnen und Nutzer die verschiedenen Teams-Dienste verwenden – das lässt sich nicht deaktivieren. Weitere Auswertungen stehen zusätzlich in den allgemeinen Microsoft-Verwendungsberichten zur Verfügung.
Passend dazu im Seminar
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