Teams (Arbeitsgruppen) und Kanäle

Eine zentrale Funktion von Teams besteht darin, Arbeitsgruppen einzurichten und mit Funktionen auszustatten; eine solche Arbeitsgruppe heißt – etwas verwirrend – ebenfalls „Team“. Ein Team kann bis zu 100 Besitzerinnen bzw. Besitzer und bis zu 25.000 Mitglieder haben; Mitglieder können sowohl interne Personen aus dem M365-Tenant als auch externe „Gäste“ sein. Auf den ersten Blick ist ein Team mit einer Chatgruppe vergleichbar, tatsächlich bestehen aber wesentliche Unterschiede: Einem Team wird stets eine eigene SharePoint-Site zugewiesen, die ihre Funktionen im Team bereitstellt – ein Team ist also immer zugleich eine SharePoint-Site. Zudem umfasst ein Team mindestens einen, maximal bis zu 1.000 sogenannte „Kanäle“.

Ein Kanal entspricht dabei einem Ordner in der Dokumentenbibliothek der SharePoint-Site, kann seinerseits mehrere Registerkarten mit weiteren Funktionen enthalten und verfügt über eine eigene Mailadresse. Jedes Team enthält mindestens einen Kanal, der bis 2024 stets „Allgemein“ (in SharePoint „General“) hieß und inzwischen frei benannt werden kann; entsprechend existiert in der Dateiablage der SharePoint-Site ein gleichnamiger Ordner. In einem Team „Betriebsrat“ ließen sich beispielsweise Kanäle wie Sitzungsvorbereitung, Personelle Einzelmaßnahmen, Betriebsversammlungen, Betriebsvereinbarungen in Verhandlung, Betriebsvereinbarungen abgeschlossen, Ausschuss Gesundheitsschutz, Personalausschuss, IT-Ausschuss oder Arbeitszeitausschuss einrichten.

Der Sinn der Kanalstruktur liegt darin, dass jeder Kanal einen Ordner in der SharePoint-Dateiablage darstellt, sich also eine Ordnerstruktur ergibt, dass jeder Kanal sich ähnlich wie eine Chatgruppe verhält und damit themenbezogenes Chatten – „Beiträge“ – ermöglicht, und dass jeder Kanal weitere Funktionen enthalten kann, etwa Aufgaben im Planner. Ein Kanal kann öffentlich sein und damit allen Teammitgliedern zur Verfügung stehen, oder auf eine beschränkte Anzahl von Mitgliedern eingerichtet werden. Jeder Kanal umfasst mindestens zwei Registerkarten: „Beiträge“ und „Dateien“.