Verfügbarkeitsstatus und Arbeitsort

Jede Person verfügt über einen Verfügbarkeitsstatus, der für andere sichtbar ist und normalerweise über den Terminkalender gesteuert wird, sich aber auch selbst ändern lässt. Dieser Status ist – etwa in der Kontaktliste – auch für externe Personen sichtbar, wenn diese ebenfalls Teams in M365 nutzen, für beide Seiten der Exchange-Server in der Cloud liegt und Teams in einer „Open Federation“ betrieben wird, was dem Standard entspricht. Laut Microsoft handelt es sich dabei um ein gewolltes „Feature“.

Der Administrator hat insoweit nur die Wahl zwischen einer „Closed Federation“, bei der keine Kommunikation mit externen Personen möglich ist und der Verfügbarkeitsstatus entsprechend auch nicht sichtbar wird, einer „Open Federation“, bei der die Kommunikation mit allen externen Tenants möglich und der Status damit sichtbar ist, oder dem Führen einer Liste zugelassener Domänen – was allerdings kaum praktikabel ist. Wünschenswert wäre stattdessen, dass eine Kommunikation mit Externen zwar möglich ist, der Verfügbarkeitsstatus dabei aber nicht übermittelt wird, oder dass jede Person selbst einstellen kann, ob ihr Status auch für Externe sichtbar sein soll. Diese Einstellungsmöglichkeiten bietet Microsoft derzeit noch nicht an. Zusätzlich existiert die Funktion „Bei Verfügbarkeit benachrichtigen“, mit der man sich informieren lassen kann, wenn eine zuvor nicht verfügbare Person wieder erreichbar ist – abschalten kann weder der Administrator noch die betroffene Person selbst diese Funktion, die betroffene Person bemerkt sie noch nicht einmal.

Seit April 2026 gibt es zudem eine Funktion, mit der sich der Arbeitsort als Ergänzung des Verfügbarkeitsstatus automatisch über die Anmeldung an einem WLAN-Hotspot im Betrieb steuern lässt: Meldet sich eine Person mit ihrem Gerät an einem in M365 registrierten WLAN-Accesspoint an, wird ihr Arbeitsort automatisch auf „Büro“ gesetzt. Der Administrator kann diese Funktion für den Tenant aktivieren, die betroffene Person kann sie für sich selbst deaktivieren.