Dateiablage und Synchronisation

Innerhalb einer Dokumentenbibliothek lassen sich Ordner und Unterordner einrichten, die wiederum Dateien enthalten. Der gesamte Dateipfad einschließlich Dateiname darf 400 Zeichen nicht überschreiten – der Verschachtelungstiefe sind also Grenzen gesetzt. Theoretisch können bis zu 20 Millionen Dateien in einer Dokumentenbibliothek gespeichert werden, empfohlen wird jedoch eine Obergrenze von 300.000 Dateien, besser weniger. Der Zugriff erfolgt über den Webbrowser, über das jeweilige Office-Programm oder, sofern die Site lokal synchronisiert wird, über den Datei-Explorer beziehungsweise Finder. Für die Synchronisation ist das Programm „OneDrive“ zuständig – dessen Name insofern etwas irreführend ist, weil es sowohl für SharePoint als auch für OneDrive selbst die Synchronisation übernimmt.

Bei der Einrichtung der Synchronisation lässt sich auswählen, welche Ordner und Dateien einbezogen werden sollen, und ob Dateien stets zusätzlich physisch auf der lokalen Festplatte gespeichert werden oder nur auf SharePoint verbleiben und für jede Bearbeitung erst heruntergeladen werden müssen.

Die Zugriffsrechte der Site-Mitglieder lassen sich pro Ordner oder sogar pro Dokument bestimmen, in der Praxis wird man Berechtigungen aber überwiegend pro Ordner vergeben. Auch Berechtigungen für externe Benutzerinnen und Benutzer sind möglich, sofern der Administrator dies grundsätzlich freigegeben hat. Besonders praktisch ist, dass SharePoint die gemeinsame Bearbeitung von Office-Dokumenten durch mehrere Personen gleichzeitig unterstützt: Ist der Modus „Automatisches Speichern“ aktiviert, sieht jede Person laufend die Änderungen der anderen Bearbeitenden.