Funktion von SharePoint

SharePoint ist ein zentraler Dienst innerhalb von M365. Seine Bibliotheksfunktion dient als zentrale Dateiablage sowohl der Verteilung und Bereitstellung von Dokumenten als auch der gemeinsamen Zusammenarbeit; SharePoint-Sites sind zudem die technische Basis für die Arbeit mit Teams oder Planner. Deshalb greift fast jede Funktion von M365 mehr oder minder intensiv auf SharePoint zu. SharePoint dient im Wesentlichen drei Zwecken: Es ist eine – nicht relationale – Datenbank, in der beliebige Listen verarbeitet werden können, es ist ein Dateiserver mit einer Dokumentenbibliothek, auf die unterschiedliche Benutzerinnen und Benutzer zugreifen können, und es ist eine Web-Plattform, auf der Seiten mit Informationen und Funktionen bereitgestellt werden können, etwa auch aus Teams und Planner heraus.

In SharePoint lassen sich bis zu 500.000 sogenannte Instanzen anlegen – Sammlungen von Daten und Funktionen, die gemeinsam bereitgestellt werden und meist „Site“ oder „SharePoint-Site“ genannt werden. Für jede Site werden Besitzerinnen und Benutzer bestimmt. Eine Site enthält in der Regel eine Homepage, auf der Informationen und Workflows angeboten werden, sowie meist ein Element „Dokumente“ mit einer Dokumentenbibliothek. Ruft man eine Site direkt oder über ihre Web-Adresse auf, erscheint zunächst deren Homepage; je nachdem, was der „Site-Owner“ dort eingerichtet hat, gelangt man von dort zu den unterschiedlichen Funktionen oder zur Dateiablage.