Kommunikation in Teams

Über die Kommunikationsfunktion von Teams lassen sich Chatnachrichten und Dateien austauschen, Termine vereinbaren sowie Audio- und Videoanrufe beziehungsweise -Meetings durchführen – sowohl mit internen als auch, sofern vom Administrator nicht gesperrt, mit externen Partnern. Es lassen sich Gruppen einrichten, in denen Chatnachrichten ausgetauscht oder Anrufe getätigt werden können; solche Chatgruppen sind allerdings etwas anderes als „Teams“ im engeren Sinn. Ist die Funktion aktiviert, kann auf persönliche Chatnachrichten mit von Microsoft vorgeschlagenen Antworten reagiert werden – das bedeutet, dass eine KI die Nachrichten liest.

An einer Chatgruppe können bis zu 250 Personen teilnehmen, an einem Meeting oder Anruf bis zu 1.000 Personen; aus einer Chatgruppe heraus können jedoch nur 20 Personen gemeinsam an einem Anruf teilnehmen. Kommunikation ist sowohl über die Kontaktliste als auch über die Mailadresse möglich; die Kontakte in Teams entsprechen den Outlook-Kontakten. Meeting-Einladungen werden per Mail verschickt und im Teams-Kalender gespeichert, der stets mit dem Outlook-Kalender übereinstimmt, weil der Kalender grundsätzlich im Exchange-Server geführt wird. Ist es eingerichtet, lässt sich über Teams auch ins öffentliche Telefonnetz telefonieren; ein integrierter Anrufbeantworter übersetzt gesprochene Nachrichten per KI in Text, der der angerufenen Person per Mail zugeschickt wird. Der Anrufverlauf lässt sich zudem nachvollziehen – das kann, allerdings mit anderem Fokus, auch der Administrator.

Neben klassischen Meetings gibt es „Versammlungen“ (früher „Liveereignisse“): Dabei handelt es sich um Veranstaltungen, bei denen nur die einladende Person („Produzent“) und eingeladene Referentinnen und Referenten sprechen und Bild oder Bildschirm zeigen können, während bis zu 20.000 weitere Personen als Zuhörerschaft teilnehmen können.