Server, Desktop-Apps, mobile Apps und Web-Apps

Man kann grob vier Kategorien von Zugangsformen zu M365 unterscheiden. Erstens die (Cloud-) Server, die Dienste für die Anwender bereitstellen – vor allem SharePoint mit OneDrive, Exchange, Teams, Power BI und Viva Engage sowie, sofern separat lizenziert, Project und Dynamics CRM. Zweitens lokal installierbare Programme, die „Desktop-Apps“ genannt werden: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Teams und – bis Ende 2026 – Publisher, ergänzt um Visio und Project, sofern lizenziert. Sie stehen für Windows zur Verfügung, mit Ausnahme von Access und Publisher auch für MacOS.

Drittens gibt es Apps, die in Windows integriert sind oder sich unter MacOS installieren lassen, etwa der OneDrive-Client zur Synchronisation lokaler Daten mit SharePoint und OneDrive, sowie Whiteboard und Sticky Notes. Viertens schließlich existieren „Mobile Apps“ für Smartphones und Tablets, etwa für Android, iOS und teilweise Windows Mobile – darunter Power Automate, Planner, Power BI, Sway, Teams, ToDo, StaffHub, Whiteboard und Viva Engage sowie mobile Versionen von Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote. Ergänzt werden diese durch browserbasierte „Web-Apps“, die für fast alle M365-Dienste verfügbar sind – Ausnahmen bilden lediglich Access und Publisher. Damit lässt sich M365 grundsätzlich auf jedem internetfähigen Gerät nutzen, ein Browser genügt.

Die mobilen Apps und Web-Apps von Word, Excel und Co. eignen sich allerdings nur eingeschränkt für ernsthaftes Arbeiten: Lokal auf dem PC verfügbare Vorlagen oder Schriften lassen sich dort nicht verwenden, was etwa für die Einhaltung eines Corporate Designs erforderlich sein kann. Auf Desktop-PCs und Notebooks wird man deshalb kaum umhinkommen, die Desktop-Apps zu installieren. Für Linux-Rechner, Chromebooks oder fremde PCs bleiben die Web-Apps eine sinnvolle Alternative; einzelne Funktionen, etwa der Dienst Loop, stehen sogar ausschließlich im Browser zur Verfügung.