Regeln für die Arbeit mit Teams

Es besteht die Gefahr, dass Anwenderinnen und Anwender wegen der Vielfalt der Möglichkeiten sowie der großen Zahl von Teams und Kanälen – bis zu 1.000 pro Team! – den Überblick über die Informationsfülle verlieren und mehr Zeit mit der Suche nach der richtigen Information verbringen als mit der eigentlichen Arbeit. Vor allem besteht die Sorge, wichtige Informationen zu verpassen, weil eine Vielzahl von Kanälen um die Aufmerksamkeit konkurriert. Zudem ist es nicht jedermanns Sache, Informationen per Chat statt per Mail auszutauschen und zu dokumentieren.

Deshalb sollten unbedingt klare und plausible Regeln für die Arbeit mit Teams aufgestellt werden, etwa: Welches Tool – Chat, Team, OneNote, E-Mail – wird für welche Funktion genutzt? Welches Team und welcher Kanal ist für welche Art von Information zuständig? Und was wird im direkten Chat geklärt, was als Beitrag im Kanal?

Außerdem müssen die Anwenderinnen und Anwender sorgfältig geschult werden – Teams ist kein Tool, das sich auf Anhieb von selbst erklärt. Microsoft verändert Teams zudem ständig weiter; typischerweise erscheint mindestens wöchentlich eine neue Version. Die Anzahl der in Teams nutzbaren externen Apps sollte geregelt und vor allem begrenzt werden. Abteilungen, Teams und Arbeitsgruppen sollten sich die Zeit nehmen, die Benutzung von Teams gemeinsam zu erlernen, zu verstehen und sich eigene Regeln zu geben, wie sie ihre Zusammenarbeit organisieren wollen. Arbeiten Beschäftigte in unterschiedlichen Teams, sollte zudem sichergestellt werden, dass für diese vergleichbare Regeln hinsichtlich Informationsbereitstellung und Kommunikation gelten.