Power Automate und Power Apps

Power Automate ermöglicht es, Automatismen auf Grundlage von M365-Diensten und -Apps zu erstellen, etwa nach dem Schema „Wenn – Dann“; zusätzlich lassen sich auch externe Dienste wie DropBox oder Jira einbinden. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass Anhänge aller Mails eines bestimmten Absenders automatisch in einem bestimmten OneDrive-Ordner gespeichert werden. Im Portal von Power Automate selbst erfolgt keine Verhaltenskontrolle: Es wird zwar registriert, dass ein „Flow“ ausgeführt wurde, nicht aber von wem er initiiert wurde. Allerdings können die Flows selbst eine Verhaltenskontrolle beinhalten, weil ein Flow durch ein bestimmtes Ereignis ausgelöst wird und dabei erkennen kann, wer dieses Ereignis herbeigeführt hat. Es gibt zwar eine Übersicht, wer welche Flows eingerichtet hat, der Administrator kann aber nicht einsehen, was ein Flow inhaltlich tut – er sieht nur Namen und Besitzer. Weil die Handhabung und Programmierung von Flows nicht ganz einfach ist, werden sie in der Praxis meist von Fachleuten eingerichtet und für die Organisation freigegeben.

Power Apps dient dazu, Workflows dialoggesteuert bereitzustellen; im Unterschied zu Power Automate steht hier die Möglichkeit im Vordergrund, Abläufe über Dialoge zu steuern, ergänzt um die Möglichkeit, eigene Datenbestände einzurichten und zu verwalten („Dataverse“). Ansonsten ähnelt Power Apps den Funktionen von Power Automate – denkbar wäre etwa, die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz in Outlook oder einen Urlaubsantrag per Klick verfügbar zu machen. Auch diese Einrichtungen werden in der Regel von Fachleuten vorgenommen und der Organisation bereitgestellt.