Microsoft 365 ist mehr als ein neues Lizenzmodell für Office

Immer wieder wird die Auffassung vertreten, Microsoft 365 (M365) sei letztlich nichts anderes als das vertraute Office in einem neuen Lizenzmodell. Word, Excel und PowerPoint würden schließlich seit Jahrzehnten problemlos genutzt, so dass kein Anlass bestehe, hierzu etwas Neues zu regeln. Diese Einschätzung ist unzutreffend. Microsoft 365 umfasst weit mehr als die klassischen Office-Programme: Es handelt sich um eine ganze Familie von Cloud-Diensten, die im klassischen „Kauf-Office“ nicht enthalten waren. Genau in diesen zusätzlichen Diensten liegt der eigentliche Regelungsbedarf, nicht bei Word und Excel selbst.

Um diese zusätzlichen Dienste zu ermöglichen, bindet Microsoft 365 die Benutzerinnen und Benutzer in ein Netz aus kleinen Hilfsfunktionen, Verknüpfungen und Zusatzinformationen ein. Damit solche Funktionen überhaupt greifen können, muss sich das System aber ein sehr genaues Bild vom Verhalten der Anwendenden machen. Wer mit Microsoft 365 arbeitet, steht deshalb ständig „unter Beobachtung“ durch das System – unabhängig davon, ob das im Einzelfall störend oder gerade hilfreich empfunden wird.

Ein einfaches Beispiel verdeutlicht das Prinzip: Wechselt eine Benutzerin von einem Gerät auf ein anderes, werden ihr dort automatisch die zuletzt bearbeiteten Dokumente angeboten. Soll ein Office-Dokument per Mail verschickt werden, schlägt Outlook ebenfalls die zuletzt bearbeiteten Dateien vor. Wird ein Kommentar in einem Dokument geschrieben, kann eine Benachrichtigung erfolgen, sobald jemand diesen Kommentar seinerseits kommentiert. Im OneDrive-Portal werden zudem Dokumente angezeigt, die von anderen Personen bearbeitet wurden und die für die Nutzerin oder den Nutzer vermutlich relevant sind.

Solche „Helferlein“ kann man nützlich, überflüssig oder sogar übergriffig finden – man kann sie aber der ständigen Beobachtung nicht entziehen. So nützlich manche dieser Funktionen im Einzelfall sein mögen, begründet gerade dieser Umstand die Notwendigkeit einer Regelung darüber, wie im Betrieb damit umgegangen wird.

Dass es bei Microsoft 365 um mehr als reine Nutzung der Office-Programme geht, zeigt sich auch am Preis: Wer wirklich nur Word, Excel und Co. lizenzieren wollte, könnte die Kaufversion von Office Pro Plus für 20 bis 60 Euro einmalig pro Nutzerin oder Nutzer erwerben – nicht mehr, als für ein Abonnement monatlich anfällt. Entscheidet sich ein Arbeitgeber dennoch für Microsoft 365, verfolgt er also erkennbar die Absicht, seinen Beschäftigten mehr als nur die klassischen Office-Programme zur Verfügung zu stellen.