Outlook und Exchange

Outlook ist im Kern ein Client, der Zugriff auf Exchange-Daten über ein Desktop-Programm ermöglicht; als Produkt ist Outlook selbst wenig kritisch, denn die „Musik spielt“ eigentlich in Exchange. Regelungen zu Outlook und Exchange gehören dennoch in jede Vereinbarung, wie das schon für jedes frühere E-Mail-System galt. Geregelt werden sollte etwa, dass Mails nur vom Empfänger selbst an andere weitergeleitet werden dürfen und nicht ohne dessen Wissen oder auf Anordnung von Vorgesetzten – schon aus Datenschutzgründen, weil ein Absender nicht erwartet, dass andere seine Mail mitlesen. Verlangen Führungskräfte etwas anderes, sollte hinterfragt werden, ob ihr Kontrollbedürfnis noch zeitgemäß ist. Besteht der Bedarf, Mails von abteilungsweiter Bedeutung verlässlich zu bearbeiten, lässt sich stattdessen ein gemeinsames Postfach einrichten. Bewährt hat sich außerdem die Einrichtung von Abwesenheitsnotizen, die die betroffene Person selbst oder – bei Verhinderung – auch die Administration mit wenigen Klicks einrichten kann; ebenso sollte eine Zugriffsberechtigung auf ein Postfach nur mit Wissen und Einverständnis der betroffenen Person eingerichtet werden, ergänzt um eine Ausnahmeregelung für ungeplante, längere Abwesenheiten.

Der Administrator kann grundsätzlich beliebige Weiterleitungen einrichten; der Postfachinhaber wird darüber inzwischen aber informiert. Eine solche Weiterleitung ist nicht unter allen Umständen verwerflich – es gibt Anwendungsfälle etwa für Ressourcen- oder Funktionspostfächer –, eine automatische Weiterleitung eines persönlichen Postfachs ist aber grundsätzlich nicht akzeptabel, wenn kein besonderer Grund sie rechtfertigt. Ein Verbot der privaten Nutzung ist im Übrigen kein Gegenstand der Mitbestimmung und sollte vom Betriebsrat auch nicht akzeptiert werden; wünscht der Arbeitgeber ein solches Verbot, muss er es selbst durchsetzen und dabei klar definieren, was als Privatnutzung gilt. Regelungsbedürftig ist schließlich auch, ob und in welchem Umfang Mails automatisch aufbewahrt werden – darauf wird im Kapitel zu Security und Compliance zurückzukommen sein.