Papierakten und Personalfragebogen

Nach § 26 Abs. 7 BDSG gelten die Bestimmungen zum Beschäftigtendatenschutz auch dann, wenn Daten nicht „in einem Dateisystem“ gespeichert werden – demnach fallen auch schriftliche Aufzeichnungen, etwa in manuell geführten Personalakten oder sogar Notizen einer vorgesetzten Person, unter diese Vorschriften; wie das in der Praxis konsequent gehandhabt werden soll, ist eine interessante Frage. § 26 Abs. 6 BDSG stellt klar, dass die Beteiligungsrechte der Interessenvertretungen der Beschäftigten unberührt bleiben – ein eigenes Mitbestimmungsrecht über den Datenschutz will der Gesetzgeber damit zwar nicht begründen, wohl aber sicherstellen, dass bestehende Mitbestimmungsrechte durch Datenschutzvorschriften nicht eingeschränkt werden. Innerhalb der EU beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums beruht die Verarbeitung überall auf derselben DSGVO, sodass es grundsätzlich zulässig ist, Daten dort verarbeiten zu lassen, sofern die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung sichergestellt bleibt; jede Weitergabe an eine andere Stelle erfordert eine Prüfung nach Art. 5 DSGVO, jede Weitergabe zur Auftragsverarbeitung die Einhaltung der Art. 28 bis 30 DSGVO. Bei einer Weitergabe an Stellen außerhalb des EWR – sogenannte Drittländer – gelten zusätzliche Voraussetzungen, weil sichergestellt werden muss, dass die Datenschutzbestimmungen auch dort eingehalten werden.

Schließlich hat der Betriebsrat auch beim Personalfragebogen eine eigene, direkte Mitbestimmungsaufgabe – hier anders als sonst nicht nur eine Kontrollfunktion. Nach § 94 Abs. 1 BetrVG bedürfen Personalfragebogen der Zustimmung des Betriebsrats; kommt eine Einigung über ihren Inhalt nicht zustande, entscheidet die Einigungsstelle. Ein Personalfragebogen ist dabei jede formularmäßig zusammengefasste Sammlung von Daten über Beschäftigte oder Bewerber, unabhängig von der Art der Erfassung – also auch Bildschirmmasken – und unabhängig davon, wer die Daten erfasst, etwa jemand in der Personalverwaltung. Der Betriebsrat hat also zwar kein originäres Mitbestimmungsrecht über den Datenschutz an sich, wohl aber ein Mitbestimmungsrecht, wenn Daten systematisch in Form eines Fragebogens erhoben werden – etwa in einem Bewerberportal oder in einem HR-System.