Begrenzung der Speicherdauer

Mit dem Arbeitgeber sollte unbedingt diskutiert werden, wie lange ein Personenbezug in Tickets erforderlich ist. Erfahrungsgemäß wird darüber durchaus erbittert gestritten. Ein Hinweis auf den Grundsatz der Speicherbegrenzung in Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO kann hier hilfreich sein.

Nur in Ausnahmefällen ist es notwendig, Personenbezüge über einen längeren Zeitraum zu speichern, etwa bei gesetzlichen Nachweispflichten des Arbeitgebers aufgrund der Abgabenordnung oder des Medizinproduktegesetzes. Solche Fälle sollten klar und eng geregelt werden.

Häufig wird argumentiert, man müsse einen Beschäftigten auch nach längerer Zeit noch fragen können, wie er ein bestimmtes Problem gelöst hat. Dieses Argument ist schwach. Nach einem halben Jahr oder mehr wird sich kaum jemand noch genau an einen bestimmten Vorgang erinnern. Die Dokumentation der Problemlösung im Ticket genügt in solchen Fällen, eine zusätzliche Befragung bringt erfahrungsgemäß wenig bis gar keine zusätzlichen Erkenntnisse.

In Jira-Produkten lässt sich einrichten, dass Personenbezüge abhängig von bestimmten Ereignissen automatisch entfernt werden, zum Beispiel wenn das Schließen des Tickets mehr als 30 Tage zurückliegt. Außerdem gibt es Apps wie Actonic, die diese Automatisierung komfortabler und ohne Programmieraufwand erledigen.