Operative und kontrollierende Zwecke, Software-Ergonomie

Ein generelles Verbot von Verhaltenskontrollen ist dabei, wie bereits gezeigt, sinnlos. Es gibt zahlreiche Fälle, in denen die Nutzung solcher Daten durchaus sinnvoll und für die Zusammenarbeit sogar unverzichtbar ist – man kann insofern von einer „operativen Nutzung“ von M365 sprechen, die die Möglichkeit einer Verhaltenskontrolle notwendig einschließt. Wird etwa ein Kommentar in ein Dokument eingetragen, lässt sich erkennen, wer diesen wann geschrieben hat – das ist durchaus nützlich. Ebenso ist es nützlich, im Überarbeitungsmodus eines Word-Dokuments zu sehen, wer welche Änderung vorgenommen hat. Beides sind zugleich Verhaltenskontrollen – sie auszuschließen wäre eher schädlich. In einer Vereinbarung über M365 sollte deshalb versucht werden, die „operativen Zwecke“ der Zusammenarbeit von den „kontrollierenden Zwecken“ einer Überprüfung des Verhaltens oder der Leistung zu unterscheiden. Das ist eine normative Regelung, und diese ist nicht ganz einfach zu formulieren.

Nicht außer Acht lassen sollte man schließlich die durch die Neufassung der Arbeitsstättenverordnung an Software gestellten Anforderungen. Es empfiehlt sich etwa, im Rahmen von Gefährdungsbeurteilungen auch die Eignung der jeweils eingesetzten Office-Lösungen zu betrachten – dabei geht es nicht um die Frage, ob die Benutzeroberfläche von Word problematisch ist, wohl aber können Workflows, die mit SharePoint oder Power Automate erzeugt werden, durchaus unergonomisch sein. Der Betriebsrat sollte darauf bestehen, dass auch solche Aspekte in Gefährdungsbeurteilungen berücksichtigt werden. Software muss „aufgabenangemessen“ sein – das heißt, ihre Funktion muss sich an den zu bearbeitenden Prozessen orientieren, nicht umgekehrt die Prozesse an den Möglichkeiten der Software.