Purview und Defender

Noch relevanter als die Instrumente auf der allgemeinen Admin-Site sind die Werkzeuge in „Security“ (Defender) und „Compliance“ (Purview). Damit lassen sich verschiedene Möglichkeiten nutzen, um den sicheren Betrieb von M365 zu überwachen und zu beeinflussen. Mit den Tools aus Purview und Defender kann etwa überwacht werden, welche Aktivitäten im Hinblick auf bestimmte Dateien oder Ordner erfolgen, welche Arten der Nutzung von Mails oder anderen Exchange-Elementen wie Terminen stattfinden, welche Aktivitäten bei der Nutzung einzelner Office-Tools erfolgen, ob zum Beispiel Kreditkartennummern oder andere vertrauliche Daten in Dateien oder Mails verwendet werden, und ob bestimmte Geräte wie Smartphones für Zugriffe auf bestimmte Datenarten genutzt werden.

Sämtliche Aktivitäten der Anwenderinnen und Anwender, die in der Cloud oder im Exchange-Server erfolgen, werden automatisch protokolliert und lassen sich durchsuchen und filtern; es können auch gezielt Suchaufträge definiert werden, die Ereignisse nach bestimmten Kriterien auffinden.

Der Exchange-Server lässt sich außerdem so einrichten, dass sämtliche Mails automatisch aufbewahrt werden – auch dann, wenn die Anwenderin oder der Anwender sie gelöscht hat; das System kann die Sicherung so vornehmen, dass sich Mails im entsprechenden Sicherungsordner nicht mehr ändern oder löschen lassen. Auch ein Protokoll des gesamten Mailverlaufs ist verfügbar, mit dem sich prüfen lässt, welche Person mit welchen Partnern per Mail kommuniziert hat – dabei werden sogar die Betreffzeilen angegeben. Ebenso lassen sich „Aufbewahrungsregeln“ für SharePoint und OneDrive anlegen, die eine bestimmte Mindestaufbewahrungsdauer für alle oder bestimmte Objekte erzwingen, selbst wenn die Benutzerin oder der Benutzer sie gelöscht hat.