Dienste in Office 365

Die wesentlichen Dienste sind

  • SharePoint,
  • OneDrive und
  • Exchange.

Daneben gibt es Dienste, die – zumindest in Deutschland – (noch) nicht sehr intensiv genutzt werden wie Yammer und Kaizala.

SharePoint

SharePoint ist eine cloudbasierte Plattform, die man als gemeinsamen Speicher für alle Benutzer oder Gruppen von Benutzern einsetzen kann. Damit wird SharePoint zum Ersatz von File-Servern, die man bisher lokal („on premises“) oder auch früher schon in der Cloud verwendet hat.

Man kann auf SharePoint aber auch verschiedene Websites einrichten. Diese dienen nicht nur als Speicherort, sondern es können auch unterschiedlichste Funktionen (sog. „Webparts“) bereitgestellt werden.
So kann man z. B. eine Projekt- oder Team-Website einrichten, auf der

  • Speicherplatz für Dateien,
  • ein gemeinsamer Kalender,
  • eine Aufgabenliste,
  • ein Wiki,
  • allgemeine Informationen,
  • Neuigkeiten und Nachrichten

und viele andere Funktionen bereitgestellt werden.

SharePoint als Datenspeicher

Wenn SharePoint als Datenspeicher, also als File-Server genutzt wird, stehen diverse Funktionen zur Verfügung, die über die reine Datei- und Zugriffsverwaltung hinausgehen. Z. B. enthält SharePoint eine Versionsverwaltung – man kann annähernd beliebig viele frühere Versionen eines Dokuments ansehen und bei Bedarf wiederherstellen. Die Zahl ist nur durch die Einstellung, die der Administrator vornimmt (meistens sind es zwischen 200 und 500 Versionen) und durch den Speicherplatz begrenzt. Es kann auch eine Funktion aktiviert werden, mit der man z. B. per E-Mail darüber informiert wird, wenn jemand eine Datei ändert, in einem Verzeichnis neu speichert oder löscht.

Parallele Dateien-Nutzung

Sehr nützlich ist die Möglichkeit, dass mehrere Benutzer gemeinsam an Dateien arbeiten können. So können mehrere Anwender gleichzeitig an einer Excel-Tabelle (aber nicht in derselben Zelle), in einem Word-Dokument oder einer PowerPoint-Präsentation arbeiten. Alle Anwender sehen (fast) sofort die Änderungen, die ein anderer Benutzer in dem Dokument vorgenommen hat. Wenn man will, kann man nebenbei auch chatten, um sich über Änderungen abzustimmen etc.

So praktisch diese Funktionen auch sind – damit ergibt sich natürlich eine Fülle von Möglichkeiten der Verhaltens- oder Leistungskontrolle, und es gibt viel Raum für die Mitbestimmung.

Zugriff auf SharePoint

Man kann per Webbrowser auf SharePoint-Websites zugreifen. Außerdem gibt es eine mobile App, mit der man vom Tablet oder Smartphone aus auf Websites zugreifen kann. Soll der Datenspeicher auf einem PC genutzt werden, können Ordner der Websites mit einem Synchronisationstool mit lokalen Ordnern synchronisiert werden, sodass man auch lokal stets den aktuellen Stand der Dateien zur Verfügung hat. Auch offline kann man mit Dateien von SharePoint arbeiten – sie werden später synchronisiert. Ein Problem entsteht natürlich, wenn inzwischen jemand anderes die Datei verändert hat. In diesem Fall muss man den Versionskonflikt ggf. manuell auflösen.

SharePoint kann auch „hybrid“ betrieben werden. Es gibt das Produkt „SharePoint“ auch als Dienst für lokal betriebene Server, und es ist möglich, einen on premises betriebenen Server mit dem Cloud-Server von SharePoint zu verknüpfen, so dass bestimmte Websites „on premises“ und andere in der Cloud gespeichert werden – für den Anwender erscheint es als ein Server.

Wenn der Dienst in einer Desktop-Anwendung von O365 aktiviert ist, kann man Dateien auch direkt auf dem SharePoint-Server speichern oder von dort laden.

OneDrive

OneDrive ist ein – ebenfalls cloudbasierter – persönlicher Speicher für Dateien (tatsächlich ist OneDrive eine Anwendung von SharePoint). Jeder Benutzer kann – je nach Lizenz- bzw. Abo-Modell – über mehrere TB Speicherplatz verfügen und dort Ordner einrichten, Dateien speichern etc. So wie man es von einem bisher genutzten File-Server kennt.

Es gibt ebenfalls die Möglichkeit der Versionsverwaltung und die Möglichkeit, sich benachrichtigen zu lassen, wenn jemand etwas an einer Datei geändert hat. Diese Möglichkeit ist auch bei einem „persönlichen“ Speicher sinnvoll. Man kann nämlich Dateien und Ordner freigeben, damit andere Benutzer darauf – lesend oder ändernd – zugreifen können.

Man kann auch hier per Webbrowser oder mobiler App auf den Speicher zugreifen, und auch das Synchronisationstool steht zur Verfügung. Auch dieser Dienst kann in Desktop-Anwendung von O365 aktiviert sein, so dass man direkt aus Word, Excel etc. Dateien öffnen und speichern kann.

Exchange

Der Exchange-Server stellt die E-Mail-Funktionen und verwandte Dienste (Termine, Aufgaben, Kontakte sowie – seltener genutzt – Notizen) bereit. Für jeden Benutzer wird ein Postfach mit einer Mailadresse eingerichtet, und mit Outlook (als Desktop-Anwendung, als mobile App oder als Web-Anwendung im Browser) kann man auf das Postfach und deren Dienste zugreifen. Darüber hinaus können auch Postfächer für Teams bzw. bestimmte Funktionen eingerichtet werden, auf die mehrere Benutzer gemeinsam zugreifen können. Außerdem kann es Postfächer für Ressourcen geben, z. B. für die Buchung von Besprechungsräumen im Terminplan des Postfachs.

Das ist nichts Neues. Den Exchange-Server gibt es seit Jahrzehnten als Server, der „on premises“ betrieben werden kann. Bei O365 wird der Server aber ebenfalls als cloudbasierter Dienst bereitgestellt.

Auch die Funktion des cloudbasierten Exchange-Servers kann mit einem lokalen Server „hybrid“ kombiniert werden.

Skype, Teams, Kaizala, Yammer und andere

Neben den drei „Haupt-Diensten“ SharePoint, OneDrive und Exchange werden weitere Dienste angeboten, die teilweise auf Funktionen der anderen Dienste zugreifen.

Skype for Business (Nachfolger von Lync) z. B. bedient sich einiger Funktionen von Exchange und ist (genauer: war) der Dienst, mit dem weitere Formen der Kommunikation ermöglicht wurden, nämlich Sprach- und Videotelefonie nebst Konferenzfunktionen (z. B. Veröffentlichung von Dateien oder dem Desktop während einer Skype-Konferenz) sowie Chat. „War“ deshalb, weil Skype for Business inzwischen abgekündigt ist und durch Teams ersetzt wird. Spätestens im Sommer 2021 wird Skype for Business nicht mehr von Microsoft unterstützt.

Teams ist der Nachfolger von Skype for Business, kann aber erheblich mehr. Neben der Kommunikation per Chat, Sprach- und Videotelefonie ist Teams die eigentliche UCC-Plattform von O365. Auf dieser Seite erfahren Sie mehr.

Kaizala ist ein Chat-Tool, das auf einer eigenen Server-Infrastruktur basiert. Microsoft plant für die nächste Zeit die Integration dieses Dienstes in Teams, um eine bessere Verzahnung der Funktionen zu erreichen.

Yammer ist so etwas wie „Facebook in Office“. Es ist eine Plattform, auf der die Benutzer kommunizieren können, es gibt so etwas wie eine „Timeline“ und anderes mehr. Nach meiner Erfahrung wird Yammer aber zumindest in deutschen Unternehmen kaum genutzt. Für die Kommunikation steht auch Teams und natürlich Outlook zur Verfügung, und für die Zusammenarbeit sind SharePoint und Teams allemal besser geeignet.

Yammer verwendet eine eigene Server-Infrastruktur, die bis vor kurzem noch außerhalb Europas angesiedelt war. Inzwischen sollen die Server aber auch nach Europa umgesiedelt sein.

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