Die weiteren Tools und Apps in Office 365

Office 365 ist nicht nur Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Microsoft hat das Produkt um eine Fülle weiterer Anwendungen, Apps, Tools etc. ergänzt. Einige von ihnen sind aus Sicht der Mitbestimmung unkritisch, bei anderen sollte man genauer hinschauen.

Forms, Planner, Sway, Whiteboard, Stream und andere

Eine Reihe von „kleineren“ Tools dient einzelnen Zwecken, die durchaus nützlich sind:

Forms ist nicht etwa ein Formularmanager, wie manche vermuten, sondern ein Werkzeug, mit dem man Umfragen und Quizze (das ist tatsächlich die Mehrzahl von „Quiz“) durchführen kann. Man kann verschiedene Fragen in einer Umfrage zusammenstellen und Antworten als Optionen vorgeben, als Textfeld abfragen oder andere Formen von Antworten vorsehen. Die Umfrage kann personenbezogen oder anonymisiert ausgewertet werden – das lässt sich für eine Umfrage auch voreinstellen, so dass eine spätere personenbezogene Auswertung nicht mehr möglich ist.

Natürlich ist hier neben der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 auch das Mitbestimmungsrecht aus § 94 Abs. 1 BetrVG berührt – jedenfalls, sofern eine Umfrage oder ein Quizz personenbezogen ausgewertet werden soll.

Planner ist ein einfaches „Kanban“-artiges-Board, mit dem Aufgaben in einer Arbeitsgruppe verteilt und deren Erledigung dokumentiert werden kann. Aufgaben werden zu sog. „Buckets“ zusammengefügt, alle Aufgaben eines Projekts sind in einem sog. „Hub“ zusammengefasst. Man kann den Status der Aufgaben erkennen, Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zuweisen, den Status auch als Diagramm darstellen lassen, verschiedene Auswertungen erstellen etc.

Natürlich ist „Planner“ nicht mit einem professionellen Tool wie Jira etc. vergleichbar, aber wenn es darum geht, dass ein Team den Überblick über Aufgaben behalten will, ist der Planner recht ordentlich. Die Aufgaben werden allerdings z. B. nicht automatisch zu Outlook-Aufgaben (Stand: September 2019). Aufgabenserien, die sich in bestimmten Zyklen automatisch wiederholen, sind ebenfalls nicht möglich. Für einen einzelnen Anwender, der den Überblick darüber behalten möchte, was er zu tun hat, ist der Planner eher ungeeignet – dafür eignet sich Outlook besser.

Natürlich sind hier wieder Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG berührt.

Sway ist ein Werkzeug, mit dem einfache Präsentationen für das Internet erstellt werden können. Es reicht in seinem Leistungsumfang längst nicht an PowerPoint heran, ist aber ausreichend, wenn es nur darum geht, schnell Informationen zusammenzustellen, die – mehr oder minder hübsch – auf einer Website oder in der „Sway-App“ gezeigt werden sollen.

Mitbestimmungsrechtlich ist bei Sway eher weniger zu beachten.

Whiteboard ist einfach ein kleines Tool, das eine Zeichenfläche anbietet, auf der man freihändig zeichnen kann, um z. B. etwas in einer Präsentation oder während einer Teams-Videokonferenz zu zeigen. Auch da besteht wohl kaum ein Bedarf der Mitbestimmung.

Stream ist ein Portal, auf dem Videos veröffentlicht werden können – wenn man so will, „YouTube in O365“. Vor allem eignet es sich z. B., um Schulungsvideos bereitzustellen, Kunden von mir verwenden es auch, um eine aufgezeichnete Veranstaltung oder auch eine Besprechung für Personen, die daran nicht teilnehmen konnten, zugänglich zu machen.

Die Frage ist dabei natürlich, wie sichergestellt wird, dass alle, die im Video auftauchen, damit auch wirklich einverstanden sind. Es geht also um Datenschutz und allgemein den Schutz der Persönlichkeitsrechte. Das sollte in der Betriebsvereinbarung über O365 berücksichtigt werden.

Kaizala

Ursprünglich stammt Kaizala aus dem asiatischen Raum, wurde aber Ende 2018 auch für Europa bereitgestellt. Im Grunde unterscheiden sich die Funktionen von Kaizala wenig von denen von WhatsApp. Der Unterschied ist aber: Kaizala läuft in der Umgebung von O365, bedient sich der Benutzeraccounts von O365 und dessen Sicherheitsmechanismen. Damit ist Kaizala so sicher (oder unsicher) wie O365, erfüllt aber jedenfalls höhere Sicherheits- und Datenschutz-Standards als Facebook mit WhatsApp.

Man kann mit Kaizala nicht nur chatten, sondern auch per Audio und Video direkt kommunizieren, Sprachnachrichten, Dateien, den Standort etc. verschicken, Aufgaben zuweisen und einiges mehr. Derzeit ist Kaizala aber noch nicht so in die Office-Umgebung integriert, dass z. B. eine mit Kaizala verschickte Aufgabe bei Outlook/Exchange oder im Planner erscheint.

Kaizala erscheint aber ein vielversprechendes Tool zu sein, und Microsoft arbeitet daran, es stetig zu verbessern. Ob es derzeit wirklich DSGVO-konform verwendet werden kann, ist noch nicht ganz sicher, weil ein Teil der Server-Infrastruktur möglicherweise noch nicht vollständig in Europa betrieben wird. Aber es ist im Hinblick auf den Datenschutz allemal besser als Facebook-Produkte.

Für die nächste Zeit ist die Integration von Kaizala in die Teams-Dienste geplant. Damit soll erreicht werden, dass die Funktionen von Kaizala besser mit den anderen O365-Funktionen verzahnt werden. Wenn dies abgeschlossen ist, sollte auch die Frage nach den Serverstandorten gelöst sein.

Es gibt Kaizala auch ein einer „Pro“-Version, mit der zusätzliche Funktionen und eine weitergehende Integration in die Azure-Benutzerverwaltung verfügbar sind.

Power BI

Mit Power BI können Daten aus verschiedenen Quellen (z. B. aus Excel oder aus SQL-Datenbanken) importiert, zusammengefügt und – vor allem graphisch – ausgewertet werden. Es ist also ein Reporting- und Präsentationswerkzeug.

Manche Betriebsräte sehen Power BI sehr kritisch. Ich bin mir nicht so sicher, ob diese Kritik berechtigt ist. Das Problem sind doch ggf. die Quelldaten – ob sie nun mit Power BI, mit Excel, mit Crystal Reports oder einem anderen Tool ausgewertet und präsentiert werden, ist ja letztlich egal. Die Regelung müsste also eher dort vorgenommen werden, wo die Daten ursprünglich entstehen. Dreh- und Angelpunkt einer jeden Regelung – sei es zum Datenschutz oder zur Arbeitnehmerüberwachung – sind ja stets die Zweckbestimmungen, und die sollten nicht beim Reporting-Werkzeug, sondern bei dem System geregelt werden, das die Daten erzeugt.

Power BI gibt es in einer „Free“- und einer „Pro“-Version, die erwartungsgemäß mehr Funktionen anbietet. Die Pro-Version ist nur in bestimmten Lizenzen enthalten und muss deshalb bei Bedarf zusätzlich lizensiert werden.

Yammer

Yammer ist eine weitere Kommunikationsplattform in O365. Es ist an Facebook angelehnt. Einen besonderen Nutzen kann ich nicht erkennen, und offenbar bin ich damit nicht allein, denn ich kenne niemanden, der das benutzt. Für die Kommunikation und Kooperation sind Outlook und Teams allemal geeignet(er).

ToDo

ToDo ist als mobile App und als Web-Anwendung verfügbar und erfüllt vor allem einen Zweck: Weil die mobile App und die Web-Version von Outlook keine Aufgaben anzeigen und bearbeiten können, wurde dieses Produkt bereitgestellt, das der Aufgabenverwaltung dient. Es kann noch einiges mehr als die Aufgabenverwaltung im Desktop-Outlook. Die Integration ist aber noch nicht recht gelungen, so dass es gewisse „Reibungsverluste“ zwischen den Aufgaben in Outlook und in ToDo geben kann. Den Machern von „Wunderlist“, aus dem ToDo hervorgegangen ist, wird es nicht wehtun.

Flow und PowerApps

Flow erfüllt eine besondere Funktion: Man kann damit Automatismen (Workflows) erzeugen, die durch das Eintreten bestimmter Ereignisse ausgelöst werden. Wenn z. B. in einem bestimmten Ordner in SharePoint eine neue Datei angelegt wird, kann diese Datei automatisch an einen anderen Ort kopiert werden. Wenn ein E-Mail mit Anhang in einem bestimmten Postfach ankommt, kann dieser Anhang automatisch in einen bestimmten Ordner kopiert werden. Wenn eine Umfrage mit Forms beantwortet wurde, kann ein E-Mail an einen bestimmten Empfänger verschickt werden. Wenn eine Aufgabe in Planner erledigt wurde, wird ein Eintrag in einer Excel-Tabelle vorgenommen und vieles mehr. Weil Microsoft „Konnektoren“ anbietet, die den Dienst auch mit Fremdprodukten (z. B. Jira, Adobe-Produkte, ServiceNow, Salesforce und Hunderte andere) verbinden, kann man auch Ereignisse, die in diesen Produkten auftreten, zu Aktivitäten in O365 führen lassen, und umgekehrt Ereignisse in O365 Aktivitäten in diesen Fremdprodukten auslösen lassen. Damit kann man Abläufe automatisieren (z. B. Genehmigungsprozesse, Antworten auf bestimmte Anfragen etc.).

Der Phantasie sind da kaum Grenzen gesetzt – allerdings auch im Hinblick auf Möglichkeiten der Verhaltens- oder Leistungskontrolle.

PowerApps ist dagegen vergleichsweise „harmlos“. Es dient dazu, bestimmte Prozesse so zu definieren, dass sie durch einen Klick auf einer Website oder als Widget auf einem mobilen Gerät ausgelöst werden. Z. B. kann man eine Abwesenheitsmeldung in einem Mail-Postfach einrichten: Wenn ein Benutzer auf seinem Smartphone das entsprechende Widget eingerichtet hat, werden durch einen Druck darauf die Abwesenheitsmeldungen seines Postfachs aktiviert. Man kann damit auch Formulare generieren, z. B. für Urlaubsanträge, Materialbestellungen etc.

PowerApps kann natürlich mit Flow kombiniert werden, so dass man mit einer App einen Prozess anstoßen kann, der dann in Flow bestimmte Abläufe auslöst.

Die mitbestimmungsrelevanten Themen sind hier eher bei Flow als bei PowerApps zu sehen. Allerdings kann jedes Auslösen einer App aus PowerApps protokolliert werden – ein gewisses Maß an Überwachung erfolgt also auch hier.

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