Programme und Apps von Office 365

Für den Benutzer sind die Dienste, die im Wesentlichen im Hintergrund laufen, nicht so spannend. Er bekommt davon nicht viel mit. Interessanter sind die Programme, mit denen er unmittelbar arbeitet.

Wie schon erwähnt, gibt es Desktop-Anwendungen, die lokal installiert werden, mobile Apps (für Android-Smartphones und Tablets, für iOS-Geräte, aber teilweise auch für PCs unter Windows) sowie Web-Anwendungen. Nicht jedes Programm bzw. jede Funktion ist in jeder Variante verfügbar. Einen Überblick gibt diese Tabelle:

Produkt

Desktop-Anwendung

Mobile App

Web-App

SharePoint, OneDrive

Ja (Sync-App für Explorer)

Ja

Ja

Word, Excel, PowerPoint, Outlook

Ja

Ja

Ja

Access, Publisher

Ja

Nein

Nein

Delve

Nein

Ja

Ja

Forms

Nein

Nein

Ja

Kaizala

Nein

Ja

Beta

Planner

Nein

Ja

Ja

Power BI

Ja

Ja

Ja

Skype 4B

Ja

Ja

Nein

StaffHub

Nein (aber in Teams)

Ja

Ja

Stream

Nein

Ja

Ja

Sway

Ja

Ja

Ja

Teams

Ja

Ja

Ja

Yammer

Ja

Ja

Ja

Die „klassischen“ Office-Programme

Über Word, Excel und Co. will ich hier nicht viel schreiben. Die Anwendungen sind seit langem bekannt und bewährt. Es mag hier und da für bestimmte Zwecke auch bessere Programme geben, aber die Office-Familie von Microsoft ist bestens eingeführt, und die meisten Leute können damit (zumindest halbwegs) umgehen.

O365-Kunden erwerben ein Abo, und das bedeutet, dass sie stets die aktuelle Version der jeweiligen Software erhalten. Die Programme werden im Hintergrund aktualisiert („Click & Run“). Das kann auch mal eine böse Überraschung zur Folge haben, wenn etwa eine neue Funktion eingeführt wird, mit der sich die Arbeit erheblich ändert oder eine bestehende Funktion so geändert wurde, dass gewohnte Arbeitsschritte plötzlich nicht mehr so funktionieren, wie man das kennt.

Z. B. hat Microsoft vor einiger Zeit eine Funktion „Automatisches Speichern“ eingeführt, die voreingestellt aktiviert ist. Wenn man eine Datei bearbeitet, die in der Cloud (also in SharePoint oder OneDrive) gespeichert ist, wird diese Datei bei (fast) jeder Änderung ohne Zutun des Anwenders neu gespeichert. Das mag nützlich sein, ist manchmal aber sehr lästig. Wenn man z. B. ein bestehendes Dokument als Vorlage für ein neues Dokument verwenden will und zuerst Änderungen darin vornimmt, um es dann neu unter anderem Namen zu speichern, ist es zu spät – die Änderungen sind dann schon im ursprünglich geöffneten Dokument gespeichert. Speichert man es zuerst unter dem neuen Namen, geschieht dies natürlich nicht, aber man muss eben gut aufpassen, in welcher Reihenfolge man vorgeht. So etwas ist zumindest lästig, und insofern sollte man auch mal darüber nachdenken, ob nicht auch Gefährdungsbeurteilungen vor dem Hintergrund der Ziff. 6.5 im Anhang der ArbStättV angebracht sein könnten. Zumindest müssen die Anwender ausreichend informiert und auch in angemessenem Umfang geschult werden – nicht nur einmalig, sondern laufend.

Allerdings werden Aktualisierungen nicht immer und erzwungenermaßen durchgeführt. Die Administration kann entscheiden, zu welchen Zeitpunkten sie Updates freigibt. Sie hat da aber keine völlige Freiheit, weil Microsoft Zuverlässigkeit nur garantiert, wenn zumindest zu bestimmten Zeitpunkten auf die aktuelle Version aktualisiert wird.

Dadurch, dass man Updates zunächst „sammelt“ und erst nach genauerer Prüfung freigibt, kann man jedenfalls so manche unliebsame Überraschung vermeiden. Die oben genannte Funktion „automatisch speichern“ z. B. kann über die Registry ausgeschaltet werden, es gibt auch ein paar andere Tricks dazu. Oder zumindest können die Benutzer rechtzeitig aufgeklärt werden, und ihnen kann beigebracht werden, wie man mit dieser Funktion sinnvoll umgeht.

Mitbestimmung bei Word, Excel & Co.

Schon diese Anwendungen erfüllen die Merkmale des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. In jedem Dokument, das mit Word, Excel oder PowerPoint angelegt wird, werden „Metadaten“ angelegt, die z. B. den Autoren, den letzten Bearbeiter, die Dauer der Bearbeitung, den Umfang etc. enthalten. Das allein begründet die Mitbestimmung des Betriebsrats auch bei der Verwendung solcher Office-Anwendungen.

Daneben wird auch in den Anwendungen selbst die Möglichkeit einer Verhaltens- oder Leistungskontrolle eröffnet:

  • Im Modus „Änderungen nachverfolgen“ kann man erkennen, wer wann welche Bearbeitung vorgenommen hat,
  • Kommentare werden mit der Angabe der Person, die den Kommentar geschrieben hat und dem Zeitpunkt der letzten Änderung angezeigt.

Ob das ein besonderes Problem darstellt, sei dahingestellt. Die O365-Produkte erfüllen jedenfalls schon an sich die Merkmale des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, und deshalb sollte auch ein Arbeitgeber ein Interesse daran haben, hier zu einer stabilen Regelung mit dem Betriebsrat zu kommen, damit darüber nicht plötzlich ein Streit entbrennt.

Kritisch ist allerdings die Verarbeitung von Telemetriedaten in den Office-Anwendungen. Ich komme später darauf zurück. Soviel vorab: Microsoft bietet Möglichkeiten an, wie man die Telemetriedaten zumindest einschränken und anonymisieren kann.

Außerdem besteht noch ein ganz anderes Problem, das viele nicht bedenken. Es mag ja sein, dass die Verarbeitung von Daten über das Verhalten oder die Leistung der Anwender mit den Produkten von O365 eher unkritisch ist und deshalb einfach geregelt werden kann. Was aber ist z. B. mit einer Excel-Tabelle, in der Merkmale über das Verhalten oder die Leistung verarbeitet werden? Wenn z. B. ein Abteilungsleiter die Idee hat, die Tätigkeiten seiner Mitarbeiter in einer Excel-Tabelle zu dokumentieren, ist diese Excel-Tabelle ja ebenfalls eine technische Einrichtung, die unter die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG fällt. Selbst wenn der Betriebsrat über die Nutzung von Excel grundsätzlich mitbestimmt hat, bedeutet das ja nicht, dass er damit auch jeder einzelnen Anwendung von Excel, die ggf. einen eigenständigen Zweck der Verhaltens- oder Leistungskontrolle erfüllt, seine Zustimmung erteilt hat.

Deshalb sollte in einer Betriebsvereinbarung über O365 ein Passus enthalten sein, der klarstellt, dass einzelne Nutzungsfälle, also z. B. einzelne Excel-Tabellen oder Access-Datenbanken, die eigenständige Zwecke der Verhaltens- oder Leistungskontrolle erfüllen, auch ein erneutes Mitbestimmungsrecht des jeweils dafür zuständigen Betriebsrats auslösen.

Das Problem gab es auch bisher schon, nur wurden in der Vergangenheit kaum Betriebsvereinbarungen über Office-Produkte abgeschlossen, weil man meistens der Auffassung war, Office sei ja nichts Besonderes und bedürfe keiner besonderen Mitbestimmung. Wenn eine Betriebsvereinbarung über O365 abgeschlossen werden soll, sollte man diesen Aspekt einzelner Office-Dateien mit jeweils eigenen Kontrollzwecken aber berücksichtigen. Das BAG hat 2018 festgestellt (1 ABN 36/18), dass es keine „Geringfügigkeitsschwelle“ bei der Mitbestimmung über technische Einrichtungen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gibt. Auch eine einzelne Excel-Tabelle kann also durchaus Gegenstand der Mitbestimmung durch den Betriebsrat sein.

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