Wer ist bei Office 365 zuständig – der örtliche, der Gesamt- oder der Konzernbetriebsrat?

Diese Frage ist gar nicht so einfach zu beantworten. Es gibt ja nicht nur ein „Objekt“ der Mitbestimmung, sondern sehr viele, und es gibt auch nicht nur einen Mitbestimmungstatbestand zu regeln, sondern mehrere.

Zunächst sollte man aber betrachten, auf welcher Ebene der „Tenant“, also der Vertrag mit Microsoft angesiedelt ist, unter dem die Accounts der Benutzer mit den jeweils zugewiesenen Lizenzen zusammengefasst sind. Einige Einstellungen können nur für den gesamten Tenant vorgenommen werden, und das ist dann jedenfalls ein deutliches Indiz dafür, dass auf der Ebene, auf der der Tenant eingerichtet ist, auch Mitbestimmungsrechte wahrgenommen werden. Das gilt jedenfalls für die „Mitbestimmungsobjekte“, die im gesamten Tenant einheitlich geregelt werden. Einige Beispiele:

  • Die Einstellung „Delve und verwandte Funktionen aktivieren“ wird für SharePoint des gesamten Tenants vorgenommen.
  • Die Einstellung, ob Windows Cortana auch auf Daten aus Office 365 zugreifen darf, wird ebenfalls für den gesamten Tenant vorgenommen.
  • Die Einstellung, ob StaffHub, Booking, Whiteboard und andere „kleinere“ Tools und Funktionen verfügbar sein sollen, betrifft ebenfalls die gesamte Organisation, also den gesamten Tenant.
  • Auch die Entscheidung, welche Apps („Kacheln“) in Teams verwendet werden können, wird für den gesamten Tenant getroffen.

Wenn also z. B. für den gesamten Konzern ein Tenant eingerichtet wird, liegt die Zuständigkeit für die Mitbestimmung über Office 365 grundsätzlich beim Konzernbetriebsrat.

Andererseits gibt es auch eine ganze Reihe von Regelungen, die auf Ebene des Gesamt oder des örtlichen Betriebsrats vorgenommen werden können. Einige Beispiele:

  • In einem Unternehmen soll eine Mitarbeiterbefragung mithilfe von „Forms“ durchgeführt werden. Diese Befragung muss aus bestimmten Gründen für das gesamte Unternehmen mit den gleichen Fragen erfolgen, und es ist auch nötig, dass die Arbeitnehmer identifiziert werden. Dann liegt zumindest für diese „Forms-Umfrage“ das Mitbestimmungsrecht beim Gesamtbetriebsrat.
  • In einem Betrieb wird in Großraumbüros gearbeitet, und deshalb soll in diesem Betrieb die Regel aufgestellt werden, dass bei Videokonferenzen und ‑gesprächen in Teams die Funktion „Hintergrund verschwommen“ von allen Benutzern immer aktiviert werden muss (das kann man – zumindest nach meinem Kenntnisstand – derzeit noch nicht als Voreinstellung für alle Benutzer einrichten, sondern es muss vom Benutzer jeweils manuell ausgelöst werden). Diese Regelung muss aber nicht notwendigerweise für alle Benutzer des gesamten Konzerns oder Unternehmens gelten, weshalb dafür die Zuständigkeit beim örtlichen Betriebsrat liegt.

Außerdem gibt es ja unterschiedliche Themen der Mitbestimmung:

  • Fragen des Gesundheitsschutzes sind typischerweise beim örtlichen Betriebsrat zu regeln. Wenn also bei Gefährdungsbeurteilungen der digitale Stress ermittelt werden oder geprüft werden soll, ob der Datendurchsatz ausreicht, um vernünftig mit O365 arbeiten zu können, liegt dieses Thema beim örtlichen Betriebsrat.
  • Auch einige der anderen Themen, die ich als Regelungen zum Gesundheitsschutz bei O365 vorgeschlagen habe, können von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich gehandhabt werden.
  • Regelungen zu Schulungen sind üblicherweise auch auf örtlicher Ebene zu treffen, weil kein zwingendes Erfordernis zu erkennen ist, dass die Regelungen immer unternehmens- oder konzerneinheitlich getroffen werden müssen.
  • Mit einer Excel-Tabelle soll die Aufgabenverteilung in einem Betrieb gesteuert werden – eine Art „Ticketsystem für Arme“. Diese Excel-Tabelle liegt natürlich ausschließlich in der Zuständigkeit des örtlichen Betriebsrats dieses Betriebs.

Man muss sich also zu jedem Mitbestimmungstatbestand und zu jedem Gegenstand, auf den sich das Mitbestimmungsrecht bezieht, Gedanken machen, ob dieses Mitbestimmungsrecht zu diesem Gegenstand vom örtlichen Betriebsrat werden kann oder vom Gesamtbetriebsrat oder dem Konzernbetriebsrat ausgeübt werden muss. Das macht die Sache nicht gerade einfacher.

Natürlich können die örtlichen Betriebsräte nach § 50 Abs. 2 BetrVG den Gesamtbetriebsrat beauftragten, die Angelegenheiten im Zusammenhang mit O365 für sie zu regeln, und die Gesamtbetriebsräte nach § 58 Abs. 2 BetrVG ihre Aufgaben entsprechend an den Konzernbetriebsrat delegieren. Aber wenn sie das nicht wollen, dann lassen sie es, zwingen kann man sie dazu nicht.

Was aber nicht richtig ist, ist eine Art „Rahmenkompetenz“ beim Konzernbetriebsrat zu vermuten, der dann auch eine „Rahmenregelung“ zu O365 vornimmt und es den örtlichen Betriebsräten oder Gesamtbetriebsräten überlässt, innerhalb dieser „Rahmenregelungen“ örtliche Details mitzubestimmen. Das BAG verlangt stets eine strikte Zuständigkeitstrennung: Entweder kann der örtliche Betriebsrat eine Angelegenheit regeln, dann soll er das auch tun und darf nicht vom Gesamtbetriebsrat oder Konzernbetriebsrat in einen „Rahmen gezwängt“ werden. Oder er kann eine Regelung nicht vornehmen, dann ist es Aufgabe des Gesamtbetriebsrats oder des Konzernbetriebsrats die Regelungskompetenz vollständig auszuüben.

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