Ein weiteres Merkmal des Verantwortlichen ist, dass er (allein oder mit anderen) über die Mittel der Verarbeitung entscheidet. Trifft dies auf den Betriebsrat oder Personalrat zu, ist dieses Merkmal erfüllt.

Eine Arbeitnehmervertretung verwendet die Mittel, die der Arbeitgeber ihr zur Verfügung stellt (z. B. gem. § 40 Abs. 2 BetrVG), ausdrücklich einschließlich der IT-Mittel. Und der Arbeitgeber entscheidet grundsätzlich, welche IT-Systeme er in seinem Betrieb einsetzt. In der Regel wird eine Arbeitnehmervertretung auch die IT-Systeme (z. B. Server, PCs, Programme etc.) verwenden, die der Arbeitgeber einsetzt.

Das spräche dagegen, dass eine Arbeitnehmervertretung über die Mittel entscheiden kann.

§ 40 Abs. 2 BetrVG begründet aber nur einen Anspruch des Betriebsrats, vom Arbeitgeber bestimmte Sachmittel zu erhalten. Er begründet kein Verbot gegen den Betriebsrat, andere Sachmittel zu verwenden.

Und selbstverständlich verwenden Arbeitnehmervertretungen auch andere als vom Arbeitgeber bereitgestellte Sachmittel:

  • Ich erlebe häufig, dass Betriebsratsmitglieder private Notebooks für Ihre Amtsführung verwenden;
  • nicht wenige Arbeitnehmervertretungen gründen Chatgruppen, womöglich sogar bei Whatsapp/Facebook (sie „können“ das – ob sie es aus datenschutzrechtlicher Sicht auch „dürfen“, ist ja eine andere Frage);
  • unsere geschätzten Wettbewerber streuen großzügig mehr oder minder taugliche Tablets mit verschiedenen Apps unter ihre Seminarteilnehmer – die Mitglieder oder der Betriebsrat entscheiden dann ggf. selbst, ob und wofür sie sie nutzen (ich habe allerdings noch nie ein Betriebsratsmitglied ein solches Tablet für Betriebsratsarbeit nutzen gesehen);
  • Mitglieder von Arbeitnehmervertretungen verwenden ihre privaten Smartphones oder Tablets, z. B. um die Betriebsratsarbeit zu koordinieren, sich Nachrichten zu schicken, sich Notizen zu machen, Adressen und Telefonnummern zu speichern etc., und sie verarbeiten dabei personenbezogene Daten;
  • Mitglieder von Arbeitnehmervertretungen verwenden Software, die sie selbst installieren oder die im Internet bzw. Browser verwendet wird (z. B. Google Tabellen), um Unterstützung für ihre Aufgaben zu erhalten.

Was ist ein „Mittel“ der Verarbeitung?

Vor allem aber ist eine Frage zu berücksichtigen: Was ist eigentlich das „Mittel“ im Sinne der DSGVO? Ist Excel das Mittel, oder ist die Tabelle, die mit Excel angelegt und befüllt wird, und die in einer Datei abgespeichert wird, das Mittel?

Es spricht einiges dafür, dass das Mittel nicht Excel ist, denn Excel ist nur ein Werkzeug. Das eigentliche Mittel der Datenverarbeitung ist die Tabelle, die mit personenbezogenen Daten gefüllt und für Auswertungen etc. verwendet wird. Schon der Umstand, dass diese Tabelle ja z. B. auch mit Google Tabellen, OpenOffice, LibreOffice und anderen Produkten geöffnet und bearbeitet werden kann, macht deutlich, dass nicht Excel das Mittel der Verarbeitung ist, sondern die jeweilige Datei. Und selbstverständlich kann eine Arbeitnehmervertretung nach eigenem Ermessen Dateien in beliebiger Zahl und Art erzeugen und mit unterschiedlichsten – auch personenbezogenen – Daten befüllen. Also entscheidet die Arbeitnehmervertretung über die Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Dafür spricht auch, dass eine Arbeitnehmervertretung ja jeweils selbst entscheidet, welches Mittel sie jeweils für welchen Zweck nutzt. Wenn sie z. B. einen Anhörungsbogen für eine personelle Einzelmaßnahme erhält, entscheidet die Arbeitnehmervertretung im Rahmen ihrer autonomen Geschäftsführung, ob sie ihn per E-Mail an die Mitglieder verteilt, auf einem Server, einer lokalen Festplatte oder in einer Cloud zum Zugriff für andere Mitglieder bereitstellt, kopiert und in Ablagefächer der verschiedenen Mitglieder legt etc. Auch das macht deutlich, dass eine Arbeitnehmervertretung selbst über die Mittel der Verarbeitung entscheidet.

Fazit

Das Merkmal „Entscheidung über die Mittel“ ist bei Arbeitnehmervertretungen erfüllt, weil sie selbst entscheiden, welche Programme, Apps oder Internetdienste und vor allem welche Dateien mit welchen Inhalten sie verwenden und selbst entscheiden, welche Mittel sie jeweils wie verwenden, um ihre Aufgaben zu erfüllen.

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Datenschutz in der Arbeitnehmervertretung